Polen verplicht B2B-e-invoicing en introduceert nieuwe btw-aangiftes per februari 2026

Polen zet een grote stap in de modernisering van de btw-administratie. Vanaf februari 2026 worden zowel gestructureerde B2B-e-facturen via het Nationaal E-facturatiesysteem (KSeF) als nieuwe btw-aangiftestructuren verplicht. Het doel: betere traceerbaarheid, realtime-datakoppeling en een meer uniforme rapportageketen.

Nieuwe JPK-structuren voor btw-aangiftes

De Poolse belastingdienst (KAS) publiceerde op 3 oktober 2025 de conceptversies van de vernieuwde btw-aangiftes:

• JPK_V7M(3) voor maandindieners
• JPK_V7K(3) voor kwartaalindieners

Deze vervangen de huidige V7-schemas vanaf 1 februari 2026. De nieuwe versie sluit aan op KSeF en bevat extra velden, waaronder:

• NrKSeF – uniek factuurnummer binnen KSeF
• OFF – indicator voor facturen buiten KSeF (bij storingen)
• BFK – markering of een factuur elektronisch of op papier is uitgegeven
• DI – identificatie van documenten die geen facturen zijn, maar wel via KSeF worden gegenereerd

Deze toevoegingen zorgen voor een directe link tussen btw-aangifte en de geregistreerde facturen, waardoor controles eenvoudiger en betrouwbaarder worden.

Gefaseerde invoering van verplicht e-invoicen

De verplichting om B2B-facturen via KSeF te versturen wordt in stappen ingevoerd:

• 1 februari 2026 – grote ondernemingen
• 1 april 2026 – middelgrote en kleine ondernemingen
• 1 januari 2027 – alle belastingplichtigen, inclusief buitenlandse bedrijven met een Poolse inrichting

Tussen februari en december 2026 gelden tijdelijke uitzonderingen voor bedrijven met een lage factuurstroom of een beperkte digitale toegang.

Impact op btw-aftrek

De regels voor btw-aftrek worden eveneens aangescherpt:

• Alleen via KSeF ontvangen facturen komen in aanmerking voor btw-aftrek.
• De ontvangstdatum in KSeF bepaalt het moment waarop aftrek mogelijk is.
• Offline facturen vanwege KSeF-storingen moeten de eerstvolgende werkdag worden ingediend.
• De factuurversie in KSeF is leidend en kan niet extern worden gewijzigd.

Bedrijven zullen daarom hun ERP- en boekhoudsystemen moeten aanpassen voor correcte KSeF-integratie en datavalidatie.

Uitzonderingen

Een aantal transacties valt buiten het verplichte e-invoicingregime, waaronder:

• Eénmalige tickets en vervoersbewijzen
• Luchtverkeersdiensten
• Btw-vrijgestelde financiële en verzekeringsdiensten
• Zelffacturatie wanneer de koper of opsteller geen Pools NIP-nummer heeft

Wat betekent dit voor bedrijven?

Met de invoering van KSeF en de nieuwe JPK-structuren kiest Polen duidelijk voor realtime btw-rapportage en een sterk datagedreven handhavingsmodel. Bedrijven die in Polen actief zijn, doen er goed aan nu al:

• interne processen door te lichten
• systemen te updaten naar KSeF-compatible versies
• en medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe gegevensvelden en validatieregels.

Vroegtijdige voorbereiding voorkomt operationele druk tegen de deadline en minimaliseert risico’s op vertraging in btw-aftrek.