Van exacte referenties naar samenhang tussen factuur, bestelling en ontvangst
Factuurmatching bepaalt of een leveranciersfactuur aansluit op de verplichting die eerder is aangegaan. Daarbij wordt de factuur niet alleen op totaalniveau bekeken. De regels worden gekoppeld aan de bijbehorende bestelling en, waar van toepassing, aan de geregistreerde ontvangst van goederen of diensten.
Bij een two-way match worden factuur en bestelling vergeleken. Prijs, hoeveelheid, regelbedrag en eventuele toeslagen of kortingen moeten overeenkomen binnen vastgelegde toleranties. Een three-way match voegt de goederen- of dienstenontvangst toe: er wordt dan ook gecontroleerd of de gefactureerde hoeveelheid daadwerkelijk als ontvangen is geregistreerd. Bij een four-way match telt daarnaast een afzonderlijke inspectie of acceptatie mee.
Een verzendadvies of leveringsbevestiging van de leverancier kan helpen om documenten aan elkaar te relateren, maar is niet automatisch hetzelfde als een door de afnemer geregistreerde ontvangst. Voor een three-way match is juist die ontvangstregistratie de derde controle.
Documentherkenning en matching zijn afzonderlijke stappen. OCR of Intelligent Document Processing kan de factuurregels uitlezen en structureren. Matching stelt vervolgens vast bij welke order- en ontvangstregels die gegevens horen en of de onderlinge verschillen zijn toegestaan.
Waar klassieke automatisering vastloopt
Klassieke matching is sterk wanneer documenten duidelijke en juiste referenties bevatten. Een gestructureerde factuur kan een ordernummer en per factuurregel een orderregelnummer meesturen. De automatisering kan dan rechtstreeks de bijbehorende regels ophalen en prijs, hoeveelheid, bedrag en ontvangst toetsen. Deze controles zijn reproduceerbaar en goed herleidbaar.
De uitval groeit wanneer de relatie niet expliciet of niet eenduidig is. Een orderreferentie kan ontbreken, verkeerd zijn overgenomen of alleen in vrije tekst staan. Eén factuur kan betrekking hebben op meerdere bestellingen, terwijl één bestelling in delen kan worden geleverd en gefactureerd. Factuurregels kunnen orderregels samenvoegen of juist opsplitsen.
Ook inhoudelijk hoeven regels niet exact gelijk te zijn. Leverancier en afnemer kunnen andere artikelnummers, omschrijvingen of eenheden gebruiken. Verpakkingshoeveelheden kunnen afwijken van de besteleenheid. Deelontvangsten, prijswijzigingen, vrachtkosten, kortingen en afrondingsverschillen maken de relatie verder complex. Bovendien kan de factuur al binnen zijn terwijl de ontvangst nog niet of op een ander detailniveau is geregistreerd.
Een vaste matchregel ziet dan vooral ontbrekende sleutels en ongelijke waarden. Meer toleranties lossen het identificatieprobleem niet op: twee regels die bij elkaar horen kunnen buiten een eenvoudige vergelijking vallen, terwijl vergelijkbare bedragen nog niet bewijzen dat twee regels dezelfde transactie vertegenwoordigen. Steeds meer uitzonderingsregels maken de verwerking bovendien moeilijker te beheren.
Hoe intelligente automatisering kan verbeteren
Intelligente automatisering kan matching eerst behandelen als een relatie- en rangschikkingsvraagstuk. In plaats van alleen een exact ordernummer te zoeken, kan zij mogelijke order- en ontvangstregels selecteren en rangschikken op basis van meerdere signalen. Denk aan leverancier, juridische entiteit, valuta, datum, bedragen, artikelcodes, hoeveelheden, omschrijvingen en gedeeltelijk herkende referenties.
Daarbij kan semantische overeenkomst worden meegewogen. Twee regelomschrijvingen kunnen naar hetzelfde product of dezelfde dienst verwijzen zonder dezelfde woorden of afkortingen te gebruiken. Onderzoek naar invoice-to-PO-line matching laat zien dat zulke overeenkomsten kunnen worden geleerd uit eerder bevestigde en afgewezen koppelingen. Numerieke en tekstuele kenmerken worden dan gezamenlijk gebruikt om een waarschijnlijke relatie voor te stellen.
Dat maakt ook complexere kandidaten zichtbaar. De automatisering kan signaleren dat één factuurregel waarschijnlijk over meerdere orderregels is verdeeld, of dat meerdere factuurregels samen aansluiten op één bestelling. Zo’n uitkomst blijft een matchvoorstel: naarmate meer regels, documenten of verdelingen betrokken zijn, moet de vereiste zekerheid hoger liggen.
De waarschijnlijkheid betreft alleen de vraag welke gegevens bij elkaar horen. Zij mag niet bepalen dat een afwijking financieel acceptabel is. Na de voorgestelde koppeling moeten vaste controles nog steeds vaststellen of de bestelling open en geldig is, leverancier en entiteit overeenkomen, prijzen en hoeveelheden binnen tolerantie vallen en voldoende ontvangst is geregistreerd. Intelligente automatisering mag een ontbrekende ontvangst niet interpreteren als een waarschijnlijke levering.
Correcties op matchvoorstellen kunnen toekomstige rangschikkingen verbeteren, mits alleen definitief beoordeelde koppelingen als feedback worden gebruikt. Historische matches kunnen immers ook handmatige noodoplossingen of inmiddels gewijzigde werkwijzen bevatten.
Intelligente en klassieke automatisering krijgen daarmee ieder een eigen taak:
Intelligente automatisering helpt bepalen welke factuur-, order- en ontvangstregels waarschijnlijk bij elkaar horen; vaste controles bepalen vervolgens of de match mag worden geaccepteerd.