Van vaste boekingsregels naar contextgevoelige voorstellen
Factuurcodering bepaalt waar een uitgave in de financiële administratie terechtkomt. Aan een factuur of factuurregel worden een grootboekrekening en relevante dimensies toegekend, zoals kostenplaats, afdeling, project of businessunit. Bedragen kunnen daarbij over meerdere combinaties worden verdeeld.
Coderen is iets anders dan documentgegevens herkennen. OCR en Intelligent Document Processing kunnen bijvoorbeeld leverancier, omschrijving, bedragen en factuurregels uitlezen. Factuurcodering vertaalt die gegevens vervolgens naar de eigen administratieve structuur van de organisatie.
Bij facturen die correct aan een bestelling zijn gekoppeld, hoort de financiële bestemming in beginsel uit de orderregel te volgen. Daar zijn de rekening, kostenplaats of het project immers al bij de verplichting vastgelegd. De afzonderlijke use case voor intelligente codering ligt daarom vooral bij facturen en factuurregels zonder bestelling, of bij kosten die niet door de oorspronkelijke ordercodering worden gedekt.
Waar klassieke automatisering vastloopt
Klassieke automatisering gebruikt defaults, boekingssjablonen en beslisregels. Een bepaalde leverancier wordt bijvoorbeeld standaard aan één kostenrekening gekoppeld, terwijl dimensies worden overgenomen uit de leverancier, het artikel, de factuurkop of een vaste verdeelsleutel. Voor terugkerende en voorspelbare uitgaven is dit controleerbaar en efficiënt.
De uitval neemt toe wanneer de leverancier niet genoeg zegt over de aard of bestemming van de kosten. Een brede dienstverlener kan advies, software, opleidingen en reiskosten op afzonderlijke regels factureren. Dezelfde uitgave kan bovendien voor verschillende afdelingen, projecten of juridische entiteiten worden gedaan. Een standaardrekening op leveranciersniveau is dan wel automatisch, maar niet noodzakelijk juist.
Ook factuuromschrijvingen zijn zelden volledig gestandaardiseerd. Afkortingen, contractnamen, perioden en vrije tekst kunnen naar dezelfde kostensoort verwijzen zonder exact overeen te komen. Soms bepaalt juist informatie buiten de omschrijving de boeking: wie de opdracht gaf, welke locatie profiteerde of voor welk doel de kosten zijn gemaakt.
Dat leidt bij klassieke automatisering tot steeds fijnmaziger voorwaarden: per leverancier, entiteit, kostensoort, bedrag, afdeling en uitzonderingssituatie. Zulke regels kunnen elkaar overlappen en moeten worden aangepast wanneer het rekeningschema, de organisatie of het inkoopgedrag verandert. Een technisch geldige rekening-dimensiecombinatie kan daardoor nog steeds inhoudelijk onjuist zijn.
Hoe intelligente automatisering kan verbeteren
Intelligente automatisering kan factuurcodering behandelen als een classificatievraagstuk. Op basis van eerder goedgekeurde boekingen wordt gezocht naar patronen tussen factuurregels en de gebruikte rekeningen en dimensies. Daarbij kunnen onder meer leverancier, regelomschrijving, bedrag, entiteit, bekende kostenplaats en eerdere boekingscombinaties gezamenlijk worden meegewogen.
De uitkomst is geen nieuw boekhoudkundig feit, maar een waarschijnlijk coderingsvoorstel. Dat voorstel kan per segment worden gedaan. De grootboekrekening kan bijvoorbeeld met voldoende zekerheid worden herkend, terwijl het project onbekend blijft. Een onzeker onderdeel hoeft dan niet te worden ingevuld. Onderzoek naar geautomatiseerde factuurcodering laat juist zien dat de voorspelbaarheid van een rekening en die van een kostenplaats sterk kunnen verschillen.
Deze werkwijze kan ook varianten herkennen die niet als afzonderlijke regel zijn geprogrammeerd. Vergelijkbare omschrijvingen en boekingspatronen kunnen naar dezelfde kostensoort wijzen. Bij een leverancier met verschillende diensten kan daardoor de inhoud van de factuurregel zwaarder wegen dan alleen de leveranciersdefault. Bekende gegevens, zoals een al vastgelegde kostenplaats, kunnen bovendien helpen om de overige codering nauwkeuriger te bepalen.
Waarschijnlijkheden mogen de administratieve regels niet vervangen. Het voorstel moet worden getoetst aan het actuele rekeningschema, geldige dimensiewaarden, toegestane rekening-dimensiecombinaties en fiscale of organisatorische voorwaarden. Een model mag geen vervallen rekening gebruiken, een project buiten de betreffende entiteit kiezen of een btw-behandeling afleiden wanneer daarvoor een harde regel of aanvullende informatie nodig is.
Ook historische boekingen zijn niet automatisch de waarheid. Ze kunnen fouten, tijdelijke werkwijzen en inmiddels gewijzigde keuzes bevatten. Correcties kunnen de toekomstige voorstellen verbeteren, maar alleen wanneer de definitieve, goedgekeurde codering als uitgangspunt wordt genomen en veranderingen in rekeningschema of organisatie afzonderlijk worden beheerd.
Intelligente automatisering voegt daarmee context toe aan de coderingsstap, terwijl klassieke controles de uitkomst begrenzen:
Vaste regels bepalen welke boekingen zijn toegestaan; intelligente automatisering helpt voorspellen welke toegestane rekening en dimensies het best bij de factuur passen.