Bakker Barendrecht

Matchingsoftware van Basware spoort afwijkingen op en optimaliseert factuurverwerkingsproces

Voor het optimaliseren van het factuurverwerkingsproces gebruikt Bakker Barendrecht, onderdeel van Greenyard, de matchingsoftware van Invoice Lifecycle Management-platform Basware. Daarmee bereikt het groente- en fruitbedrijf een matchingpercentage van bijna 70 procent in een dynamische markt. “Met e-invoicing willen we dit matchingspercentage de komende jaren verder verhogen”, aldus Sonny Liebeek, hoofd van de afdeling Financial Control bij Bakker Barendrecht.

Bakker Barendrecht maakt, als onderdeel van de wereldwijde groente- en fruitgroep Greenyard, deel uit van een bijzondere keten. In die keten werkt het groente- en fruitbedrijf als strategisch partner van één vaste afnemer samen met een vast netwerk van telers. Deze unieke een-op-een-samenwerkingsvorm tussen telers, Bakker Barendrecht en de afnemer is gebaseerd op langetermijnrelaties en vertrouwen, vertelt Sonny Liebeek, die sinds twee jaar de leidinggevende is van de afdeling Financial Control.

“Als familiebedrijf geloven wij in een stabiele, gesloten keten. Alle deelnemers in de keten hebben het volste vertrouwen dat deze werkwijze het beste resultaat oplevert voor iedereen.” Naast dat de kwaliteit van versproducten door deze visie het hoogste niveau bereikt, geeft het volgens Liebeek ook economische voordelen. “Door de hechte relaties hebben de telers zekerheid dat wij hun product jaarlijks afnemen. En werken we samen aan een constante kwaliteit en beschikbaarheid.”

”Samen met 4CEE maken we het matchingsproces lean & mean”

Dynamische verssector

Alles bij elkaar ontvangt Bakker Barendrecht 150.000 facturen per jaar van leveranciers. Elke factuur heeft betrekking op een vrachtwagen of zeecontainer gevuld met pallets. Dus als een teler vijf vrachtwagens tegelijk levert, ontvangt Bakker Barendrecht vijf facturen, voor elke vrachtwagen een. Dat klinkt overzichtelijk, maar er zijn regelmatig afwijkingen, legt Liebeek uit. “Dat is inherent aan de dynamische verssector waarin we actief zijn.”

Met matchingsoftware van Basware afwijkingen opsporen

Om alles nauwkeurig en gestructureerd te laten verlopen, gebruikt Bakker Barendrecht daarom de matchingsoftware van Basware om eventuele afwijkingen snel op te sporen en te actualiseren in het factuurverwerkingsproces. Voor het optimaliseren van het matchingproces werkt het groente- en fruitbedrijf al een aantal jaren met 4CEE. “Samen met 4CEE zijn we het afgelopen jaar intensief bezig geweest met het lean & mean maken van het matchingsproces”, vertelt Liebeek. “We zijn begonnen aan de tekentafel. Daar hebben we een chart van de software uitgetekend en uitgezocht welke verspillingen er in de tot dan toe gebruikte softwarecode zaten.”

”Het maatwerk van de matchingssoftware weer zo veel mogelijk teruggebracht naar de standaard”

Terug naar de standaard van Basware met maatwerk waar nodig

Liebeek licht toe dat de wisselwerking tussen 4CEE en hemzelf er een was waarbij de consultants van 4CEE hun kennis en ervaring met de Basware-software inbrachten en hij min of meer de rol van ‘advocaat van de duivel’ vervulde. “Ik stelde vragen als: waarom doen we dit eigenlijk op deze manier? Als het antwoord in mijn ogen niet duidelijk was, vroeg ik hen uit te leggen waarom we het dan toch zo deden. Stap voor stap hebben wij door deze werkwijze het matchingsproces verbeterd, zodat het overzichtelijk werd. We hebben op deze manier de matchingssoftware eigenlijk weer ‘kleiner’ gemaakt door te snijden in het maatwerk waar mogelijk, dat heeft geleid tot terug naar de standaard met maatwerk waar nodig.”

”Bij onze matching zijn kosten en hoeveelheden de belangrijkste headers”

Matching op basis van headers

Nadat de inkooporder is opgesteld, volgt de transportopdracht, waarbij de locatie en de ophaaltijden van de producten goed zijn vastgelegd. Na de pakbon volgen enige tijd later de facturen van de teler. “De facturen en de inkooporders, die we inladen vanuit ons ERP-systeem, komen dan samen in Basware waarna we de matching op headerniveau, ofwel met totaalbedragen, uitvoeren. Als het totaalbedrag van de factuur en het totaalbedrag van de inkooporder overeenkomen, is de matching geslaagd”, zo licht Liebeek toe. Alle uitval komt binnen Basware in een ‘handmatige matchingsbak’ terecht, zoals Liebeek het omschrijft. “Een medewerker van Accounts Payable gaat dan onderzoeken waarom de matching niet is gelukt.”

”E-invoicing gaat ons kansen bieden ons matchingspercentage te verbeteren”

Matchingspercentage verder verhogen

Omdat regelmatching tussen factuur en inkoop vereist dat je aan beide kanten dezelfde informatie hebt, zoals artikelgegevens, of een mapping kan maken tussen beide regels, is matching op headerniveau het maximaal haalbare, vindt Liebeek. Hoewel hij regelmatching op detailniveau wenselijk acht, beseft hij dat dit in de praktijk moeilijk is uit te voeren; de informatie die daarvoor nodig is, is te complex om te achterhalen. Om die reden omarmt hij e-invoicing, omdat digitale facturen een XML-code – Extensible Markup Language – bevatten die altijd dezelfde velden, dezelfde informatie en via UBL – Universal Business Language – dezelfde standaardopbouw hebben. “Het aantal e-facturen dat wij nu op jaarbasis ontvangen is 42 procent van alle facturen”, legt Liebeek uit. “Dat aantal is hoog, omdat wij ook zakendoen in België en e-invoicing daar vanaf 1 januari 2026 verplicht is. Nederland volgt vanwege van een EU-richtlijn pas in 2030, maar wij verwachten dus dat dit percentage de komende jaren flink omhoog gaat en daarop anticiperen wij. De knop nu omzetten door matching te laten verrichten via e-invoicing is echter nog te vroeg; daarvoor ligt het percentage van 42 procent nog te laag.”

Invloed van AI op financiële administraties

Tot slot laat Liebeek zijn licht schijnen op de invloed van AI op het werk van financiële administraties. Hij denkt namelijk dat de impact van AI daarop groot is en dat er veel gaat veranderen. “We werken al een tijdje met robotics voor het uitvoeren van eenvoudige werkzaamheden en dat werkt prima zolang er geen keuzes zijn te maken. In combinatie met AI zijn die keuzes wel mogelijk, zodat ze samen wat meer ingewikkelde werkzaamheden kunnen uitvoeren. Uiteraard zijn dat taken die een medewerker net zo goed kan verrichten, alleen AI doet het sneller en is bovendien 24/7 beschikbaar. Wat dan nog nodig is, is een goede governance waarbij we vragen moeten beantwoorden, zoals: waar mag het wel en waar niet? En waar is een laatste ’human in the loop’ nog nodig om de laatste check te doen?” Verder is Liebeek op zijn afdeling bezig met het ontwikkelen van een AI-toepassing om binnenkomende e-mails te categoriseren op prioriteit en het genereren van conceptantwoorden door AI. “Ik ben van mening dat dit de toekomst is, omdat AI deze werkzaamheden uitstekend kan vervullen, waardoor medewerkers zich kunnen richten op taken die meer waarde toevoegen. En dat maakt het werk van onze mensen op de afdeling alleen maar leuker en interessanter”, zo besluit hij.