Automatische factuurverwerking omvat het proces vanaf ontvangst van een factuur tot het moment waarop deze correct verwerkt en ter betaling gesteld kan worden. Denk aan herkenning, validatie, codering, matching, goedkeuring, afhandeling van uitzonderingen en boeking in het ERP.

Bij factuurgoedkeuring beoordeelt een budgethouder of andere bevoegde medewerker een factuur volgens een procuratieworkflow.

Bij matching wordt de factuur automatisch gecontroleerd tegen beschikbare handelsdocumenten, zoals een bestelling, goederenontvangst, contract of betaalplan. Wanneer gegevens binnen ingestelde toleranties overeenkomen, kan handmatige goedkeuring geheel of gedeeltelijk vervallen. 

Ja. Ook non-PO-facturen kunnen grotendeels automatisch worden verwerkt. Codering kan worden voorgesteld of automatisch toegepast en de factuur kan vervolgens volgens de juiste procuratie- en budgethoudersworkflow worden aangeboden.

Facturen waarvoor vooraf een bestelling, contract of betaalplan beschikbaar is, bieden wel meer mogelijkheden voor volledige automatische verwerking. 

Een afwijkende factuur wordt niet automatisch doorgeboekt, maar als uitzondering behandeld. Afhankelijk van de oorzaak kan deze naar een medewerker, budgethouder, inkoper of leverancier worden gestuurd.

Zo blijft de standaardstroom geautomatiseerd en vraagt alleen de uitzondering om aandacht. 

 Nee. Een gespecialiseerde oplossing voor factuurverwerking kan vóór het ERP worden geplaatst. Het ERP blijft het financiële bronsysteem, terwijl ontvangst, herkenning, codering, matching, workflows en uitzonderingen in een gespecialiseerde laag worden afgehandeld.

Dat maakt het mogelijk de automatiseringsgraad te verhogen zonder het ERP-landschap ingrijpend te veranderen. 

 Touchless verwerking ontstaat vooral wanneer zoveel mogelijk informatie vóór of bij ontvangst van de factuur al beschikbaar is.

E-facturen leveren direct gestructureerde gegevens. Bestellingen, goederenontvangsten, contracten en betaalplannen maken automatische matching mogelijk. Automatische codering en goedkeuringsregels zorgen ervoor dat vervolgens alleen echte afwijkingen nog menselijke aandacht vragen.