De strategische rol van leveranciersonboarding in e-facturatie en e-procurement

Als finance professional weet je als geen ander hoe belangrijk het is om processen te optimaliseren en kosten te besparen. Vaak leiden kostenbesparingen in het ene proces tot kostenverhoging in de keten. Daarom is een goede samenwerking een vereiste voor e-facturatie en e-procurement. Leveranciersonboarding kan hierbij een cruciale rol spelen.

In de snel veranderende wereld van digitalisering, is het essentieel voor bedrijven om niet alleen hun interne processen te optimaliseren, maar ook interacties met leveranciers te digitaliseren. Dit is waar onboarding een cruciale rol speelt. Tijdens het aankomende Factuurcongres (13 mei 2025) gaan we dieper in op hoe een effectieve leveranciersonboarding kan bijdragen aan het succes van e-facturatie en e-procurement binnen jouw organisatie.

Waarom leveranciersonboarding belangrijk is

Leveranciersonboarding is meer dan alleen het toevoegen van nieuwe leveranciers aan een systeem. Het gaat om het creëren van een naadloze integratie met je klanten en leveranciers voor efficiëntie en kostenbesparingen in de hele keten. Een goed ingericht onboardingproces helpt bedrijven om sneller en effectiever samen te werken met hun leveranciers.

De ene leverancier is de andere niet

Maar leveranciersonboarding gaat verder dan alleen het digitaal aansluiten van je leveranciers op e-facturatie. Wanneer je het hele proces van order tot betalen bekijkt dan zijn er vergaande integraties mogelijk. Maar de ene leverancier is de andere niet: met sommige leveranciers loont het om het bestelproces middels een punch-out catalogus te stroomlijnen, voor andere leveranciers is het uitwisselen van elektronische orders en pakbonnen relevant, en met weer andere leveranciers kun je het facturatieproces optimaliseren door de leverancier te helpen aan te sluiten op Peppol.

Segmenteren van leveranciers

Om de maximale voordelen van digitaliseren te realiseren raden wij een gesegmenteerde leveranciersonboarding aan. Op basis van de digitale volwassenheid en strategisch belang van je leveranciers kun je leveranciers onderverdelen in vier segmenten. Voorbeelden hiervan zijn:

• Het inrichten van een online bestelomgeving voor medewerkers waarin ze bestelbare producten kunnen kiezen en bestellen, waarbij de order en de factuur elektronisch wordt uitgewisseld (punch-out).
• Het automatisch (laten) genereren van elektronische orders door je ERP-applicatie op basis van verbruik, het automatisch vastleggen van de prestatie of levering en het matchen van order, pakbon en factuur.
• Het opstellen van self-billed facturen die je naar jouw leverancier stuurt voor facturen waarbij je over betere facturatiegegevens beschikt dan de leverancier. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij facturatie van ingehuurd personeel.
• Het aansluiten van leveranciers op Peppol bij leveranciers die e-facturen kunnen sturen.

Kortom, een gesegmenteerde leveranciersonboarding zorgt voor een efficiëntere samenwerking en kostenbesparingen.

Factuurcongres 2025

Jaap-Jan Nienhuis zal tijdens het Factuurcongres 2025 een voordracht houden over het belang van ketenoptimalisatie in het licht van e-facturatie en e-procurement: 

• Hoe maak je leveranciersonboarding een vast onderdeel van je digitale transformatie project?
• Welke rol heeft leveranciersonboarding in het purchase to pay proces?
• Wat zijn veel voorkomende digitale samenwerkingen in purchase to pay processen?
• Hoe ziet een ‘leveranciersonboarding-dreamteam' eruit, en welke kennis heb je daarvoor nodig?

Mis deze kans niet om waardevolle inzichten te krijgen en jouw organisatie klaar te stomen voor de toekomst van e-facturatie en e-procurement. Meld je aan voor het Factuurcongres en bezoek onze sessie!