Tradeinterop

1. E-facturatie

1.1 Integraties

Turnkey en API

Het systeem is gebouwd voor samenwerking met andere applicaties. Zowel inkomende als uitgaande facturen kunnen eenvoudig worden gekoppeld aan ERP- en financiële systemen, via standaardintegraties of via de API. De communicatie is veilig, schaalbaar en geschikt voor realtime verwerking of geplande synchronisatie.

• Standaardintegraties met o.a. ERP, boekhouding, P2P- en inkoopsystemen
• REST API met toegankelijke documentatie en testomgeving
• Webhooks en event-notificaties voor realtime verwerking
• Ondersteuning voor sFTP, e-mail, uploadportalen en Peppol
• Zowel push- als pullarchitectuur mogelijk
• Beveiligde authenticatie via API-key of OAuth2
• Logging en monitoring van dataverkeer

Leveranciersportaal

Voor leveranciers die geen koppeling gebruiken, is er een portaal beschikbaar om facturen handmatig in te dienen. Het portaal vereist geen technische kennis en biedt leveranciers inzicht in de verwerkingsstatus van hun facturen.

• Uploadmogelijkheid voor PDF, UBL en andere formaten
• Statusoverzicht van ingezonden facturen
• Meldingen bij afkeuring of vertraging
• Mogelijkheid om concepten op te slaan en later te verzenden
• Zelfregistratie zonder onboardingproces

1.2 Formaatconversie

Ongeacht in welk formaat een factuur wordt aangeleverd of gewenst is, zorgt de software voor automatische omzetting. Dit voorkomt handmatige ingrepen en maakt het mogelijk om meerdere standaarden naast elkaar te gebruiken – van UBL tot PDF of CSV.

• Ondersteuning voor formaten zoals UBL, Peppol BIS, PDF, XML, CSV
• Mappingengine voor opmaakconversie en veldtoewijzing
• Automatische herkenning van inkomend formaat
• Configuratie van klantspecifieke mappings
• Validatie vóór en na conversie
• Output in formaat naar wens van de ontvanger

1.3 Gegevensvalidatie

Voordat een factuur het systeem in mag, wordt deze onderworpen aan inhoudelijke en technische controles. Zo worden fouten vroegtijdig gesignaleerd en voorkomen. Validatieregels zijn deels standaard, deels zelf instelbaar, afhankelijk van de organisatie en de leveranciers.

• Structuurvalidatie op basis van gekozen formaat
• Inhoudsvalidatie zoals btw-nummers, IBAN en verplichte velden
• Bedrijfsspecifieke validatieregels instelbaar
• Fout- en waarschuwingsmeldingen met detailuitleg
• Logging per factuur voor audittrail

1.4 Archief

Inzendingen worden langdurig en veilig opgeslagen in een digitaal archief. Dit archief is volledig doorzoekbaar, bevat metadata van elke factuur en maakt het mogelijk om documenten te exporteren voor eigen opslag of rapportage.

• Bewaartermijnen afgestemd op wetgeving en interne vereisten
• Zoekfunctie op metadata zoals leverancier, datum, status
• Origineel en verwerkte versie in één overzicht
• Exporteermogelijkheid per document of per selectie
• Integratie met bestaand DMS of archiefsysteem optioneel

1.5 Dashboard

Het dashboard biedt een centraal overzicht van alle activiteiten rond factuurverwerking. Gebruikers zien in één oogopslag waar knelpunten zitten, welke leveranciers achterlopen en hoe het proces presteert over tijd.

• Real-time status van ingediende, goedgekeurde of afgekeurde facturen
• Visualisaties van volume per periode, status en kanaal
• KPI’s zoals doorlooptijd, foutpercentage en first-time-right
• Doorklikmogelijkheden naar individuele facturen
• Export in Excel of CSV voor verdere analyse

2. E-procurement

Waar e-facturatie zich richt op het digitaal uitwisselen van facturen, stroomlijnt e-procurement het hele proces van order tot factuur. Je kunt hiermee efficiënter werken, fouten verminderen en de samenwerking met leveranciers en klanten verbeteren.

Wat is e-procurement?

E-procurement helpt organisaties om orders elektronisch aan te maken, te versturen, te ontvangen en te verwerken. Door e-orders te versturen in plaats van pdf’s of papieren documenten, voorkom je dubbele invoer, verhoog je de datakwaliteit en creëer je een betere aansluiting tussen order en factuur.

Het proces omvat de volgende stappen:

1. Je maakt een e-order aan in je eigen ERP-, inkoop- of boekhoudsysteem.
2. Je verzendt de order elektronisch (in XML-formaat) naar je leverancier.
3. Je leverancier ontvangt de e-order in eigen software en keurt deze goed, wijzigt of weigert.
4. Je leverancier stuurt een orderresponse terug.
5. Je verwerkt de orderresponse in je systeem.
6. De leverancier maakt een e-factuur op basis van de (gewijzigde) order.
7. Je controleert of de factuur aansluit bij de orderdata.

Voordelen van e-procurement

E-procurement biedt voordelen bovenop e-facturatie. Het levert vooral besparingen op in tijd en foutcorrectie doordat gegevens slechts één keer hoeven te worden ingevoerd.

• Minder handmatig werk door elektronische orderuitwisseling
• Betere afstemming tussen orders en facturen
• Hogere datakwaliteit en snellere verwerking
• Meer grip op uitgaven en naleving van afspraken
• Efficiëntere samenwerking met leveranciers en klanten

Uitdagingen en oplossingen

Ook e-ordering kent uitdagingen. Tradeinterop biedt concrete oplossingen voor de meest voorkomende knelpunten:

• Verschillende formaten
  Niet alle software ondersteunt hetzelfde XML-formaat. Tradeinterop biedt uitgebreide formaatconversie tussen verschillende standaarden.
• Geen ondersteuning voor e-orders
  Leveranciers die geen e-orders kunnen ontvangen, kunnen orders eenvoudig inzien en verwerken via het gebruiksvriendelijke leveranciersportaal, inclusief orderflip naar een (deel)factuur.
• Verschillen tussen documenten
  Tradeinterop valideert elk order-, response- en factuurdocument, zodat afwijkingen vroegtijdig worden gesignaleerd en niet tot vertraging leiden.

Tools & ondersteuning

• Transactienetwerk
  Ondersteuning voor meerdere formaten en kanalen. Als Certified Peppol Access Point ondersteunt Tradeinterop ook e-orders via het Peppol-netwerk.
• Leveranciersportaal
  Laagdrempelig portaal voor leveranciers die nog geen e-ordering ondersteunen. Hiermee kunnen ze orders bekijken, aanpassen en facturen aanmaken.
• Dashboard
  Realtime inzicht in openstaande en afgehandelde orders, orderresponses en facturen. Volg status, voortgang en volledigheid.
• Advies
  Ondersteuning bij selectievragen, procesontwerp en e-procurementstrategie.
• Implementatie
  Begeleiding bij inrichting en adoptie van e-procurement, inclusief onderzoek naar verdere optimalisatie van processen.
• Onboarding
  Hulp bij het informeren en aansluiten van leveranciers, met communicatie- en monitortools om onboarding effectief te organiseren.

3. Aanvullende functies

Naast de kernfuncties biedt de software aanvullende diensten die het berichtenverkeer via Peppol ondersteunen en stroomlijnen. Deze functies zijn optioneel inzetbaar, maar vormen vaak een waardevolle aanvulling voor organisaties die Peppol centraal willen stellen in hun factuurstrategie.

3.1 SMP-service

Om facturen via Peppol te kunnen verzenden of ontvangen, is een SMP (Service Metadata Publisher) vereist. De software biedt een eigen SMP-dienst, waardoor gebruikers hun Peppol-ID’s eenvoudig kunnen beheren.

• Automatische registratie van deelnemers op het Peppol-netwerk
• Ondersteuning voor meerdere identifiers per organisatie
• Beheer van documenttypen en routes via het SMP-dashboard
• Validatie tegen bestaande Peppol-regels
• Hosting en onderhoud inbegrepen

3.2 Native Peppol-integratie

De software is niet alleen compatibel met Peppol, maar volledig geïntegreerd. Daardoor is het versturen en ontvangen van Peppol-facturen net zo eenvoudig als een e-mail verzenden. Er is geen aparte adapter nodig.

• Rechtstreekse aansluiting op het Peppol Access Point
• Ondersteuning voor BIS 3.0, orders, facturen en creditnota’s
• Automatische herkenning van Peppol-partners
• Validatie conform Peppol-specificaties
• Beheer van fallback-opties bij niet-ontvankelijke documenten

4. Onboarding

Wanneer je kunt e-factureren, is het belangrijk om zowel je leveranciers als klanten te informeren en te begeleiden bij het elektronisch factureren. Dit betekent dat je hen niet alleen op de hoogte stelt van jouw mogelijkheid om e-facturen te ontvangen, maar ook inventariseert wat hun voorkeuren en mogelijkheden zijn voor het versturen en ontvangen van elektronische facturen. Dit proces kan complex en tijdrovend zijn, waarbij veel vragen kunnen ontstaan over hoe dit in de praktijk werkt.

Om optimaal te profiteren van e-facturatie, heb je zowel leveranciers als klanten nodig die e-facturen gebruiken. Leveranciersonboarding omvat het informeren, voorlichten en ondersteunen van deze partijen bij de overstap naar e-facturatie. Zo vergroot je het aantal elektronische facturen en bespaar je tijd en kosten.

Het is verstandig om al vóór de technische implementatie na te denken over het onboarden van leveranciers en klanten. Hierbij kun je bijvoorbeeld inventariseren welke partijen al e-facturen kunnen aanleveren of ontvangen via Peppol of andere kanalen, en welke partijen mogelijk extra ondersteuning nodig hebben. Door hierop in te spelen maak je het facturatieproces voor iedereen makkelijker en verhoog je de adoptie.

Hoe gaat het onboarden van leveranciers en klanten in zijn werk?

• Inzicht krijgen: Breng in kaart waar je organisatie staat op het gebied van elektronische facturatie, en welke voorkeuren en mogelijkheden je leveranciers en klanten hebben. Gebruik bijvoorbeeld een quickscan als hulpmiddel.
• Team samenstellen: Zorg voor een multidisciplinair team met vertegenwoordigers van alle relevante functies.
• Strategie bepalen: Leg doelstellingen, verantwoordelijkheden en afspraken rondom communicatie en ondersteuning vast.
• Leveranciers en klanten benaderen: Informeer en enthousiasmeer hen over de voordelen van e-facturatie, ondersteun hen bij de overstap en monitor de elektronische factuurstromen. Stuurt waar nodig bij om het proces soepel te laten verlopen.

Zelf onboarden of uitbesteden?

Een succesvolle onboarding vereist kennis, ervaring, een goede strategie en passende tools voor communicatie, monitoring en testen. Niet elke organisatie heeft deze expertise volledig in huis. In dat geval is het verstandig een partner in te schakelen die kan helpen bij het begeleiden van leveranciers en klanten.

Onboarden voor decentrale en semi-overheden

Sinds de verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen, hebben decentrale overheden en semi-overheden belangrijke stappen gezet richting efficiëntere financiële processen. Actieve betrokkenheid van leveranciers en klanten is cruciaal om het volledige potentieel van e-facturatie te benutten. Dit kan door duidelijke communicatie over voordelen, opname van e-facturatie in inkoop- en verkoopvoorwaarden en ondersteuning bij platforms zoals Peppol. Wij ondersteunen je graag bij het optimaliseren van dit traject.