CTC, ViDA en optimaliseren e-facturatie zijn vraagstukken voor de CFO

Continuous transaction control, ofwel CTC, is in steeds meer landen een verplichting en vanaf 2030 ook in de Europese Unie (EU) als het EU-wetsvoorstel VAT in the Digital Age (ViDA) in werking treedt. Dit houdt in dat bedrijven na levering van hun producten of diensten verplicht zijn een e-factuur te sturen; het verzenden van een pdf is niet meer toegestaan. Wat zijn de verschillen en overeenkomsten tussen CTC en ViDA? Wat zijn de gevolgen voor bedrijven die internationaal zakendoen? En hoe kunnen bedrijven het beste omgaan met deze veranderingen binnen hun factuurverwerkingssystemen? 

CTC is op dit moment onder meer van toepassing in een aantal landen in Zuid-Europa zoals Italië en Spanje, in veel Latijns-Amerikaanse landen en in enkele landen in Azië. Dit zijn overheden die in het verleden moeite hadden met het innen van de btw als gevolg van fraude en corruptie. Met CTC willen zij hun btw-inkomsten veiligstellen. Dit doen zij door realtime inzicht te krijgen in de btw-stromen van zowel nationale als internationale transacties. Naast de eerder genoemde Zuid-Europese landen willen zeven andere EU-landen tussen 2026 en 2028 CTC introduceren voor alle zakelijke transacties. Dit geldt bijvoorbeeld voor België, Duitsland en Frankrijk.

Vertragingen mandaten invoering CTC

Wat opvalt is dat Europese landen die voornemens zijn de invoering van CTC de komende jaren in te voeren de mandaten hiervoor telkens uitstellen. Volgens Nazar Paradivskyy, director of regulatory affairs bij softwarebedrijf en internationaal e-factureringsspecialist Pagero leert praktijkervaring dat vertragingen vaak voorkomen: naar schatting negen van de tien gevallen leiden tot uitstel. “Het Poolse mandaat, dat momenteel gepland staat voor februari 2026, is bijvoorbeeld al twee keer uitgesteld”, zegt hij. “Ook het Franse mandaat, nu gepland voor september 2026, is twee keer uitgesteld. De vertragingen kunnen worden toegeschreven aan de complexiteit van de implementatie van CTC en een mogelijk gebrek aan bereidheid of middelen bij de overheden. Uiteindelijk zal de implementatie van CTC, ondanks de frequente vertragingen, naar verwachting doorgaan en in werking treden.”

Een ander aspect dat heeft geleid tot de vertragingen bij het invoeren van CTC in veel Europese landen is dat de EU-landen in november 2024 een politiek akkoord hebben bereikt over het EU-wetsvoorstel ViDA – VAT in a Digital Age’, in het Nederlands: btw in het digitale tijdperk – dat hetzelfde beoogt als CTC. Deze wet is vanaf 2030 rechtsgeldig voor alle grensoverschrijdende business-to-businesstransacties binnen de EU. Binnen de EU-lidstaten mogen overheden overigens zelf kiezen hoe facturen worden uitgewisseld, al is het advies van de Europese Commissie om dit ook gelijk elektronisch te maken. In Nederland is dit bijvoorbeeld al een verplichting voor binnenlandse transacties tussen de overheid en het bedrijfsleven. 

ViDA bevordert compliant e-factureren

Hoewel CTC zoals veel landen die nu hebben ingevoerd veel overeenkomsten hebben, bestaan er ook verschillen hoe individuele landen de eisen hebben ingevuld. Het is daarbij van belang dat e-facturen voldoen aan de specifieke wet- en regelgeving van het land waar de btw wordt geheven. Juist om een uniform karakter te bieden binnen EU-landen is ViDA tot stand gekomen. “In elk land is CTC tot nu toe anders, zodat om compliant te zijn elke e-factuur weer aan andere eisen moet voldoen”, vertelt Jeroen Rozeboom, salesmanager van 4CEE. “Met ViDA wil de EU eenvormigheid tot stand brengen op het vlak van compliance, zodat bedrijven voor internationale transacties binnen de EU niet telkens het wiel opnieuw hoeven uit te vinden.”

Hoe werken CTC en ViDA in de praktijk?

Dat roept de vraag op hoe CTC en ViDA werken in de praktijk. Jeroen Rozeboom licht dat toe: “Als een leverancier een e-factuur wil sturen naar een klant gaat de e-factuur eerst naar de overheid. Die registreert de btw-details, voorziet de e-factuur van een digitale stempel en stuurt de e-factuur vervolgens door naar de betreffende klant. Dit laatste doet de overheid rechtstreeks naar de klant of de overheid zet de e-factuur klaar voor de ontvanger die de e-factuur vervolgens ophaalt bij de overheid.” En specifiek over ViDa zegt hij: “ViDa biedt bedrijven de mogelijkheid e-facturen in dezelfde formaten aan te leveren, zodat de ontvangers van facturen ze eenvoudig kunnen doorgeleiden in hun factuurverwerkingsproces.”

Ondanks dat Nederlandse bedrijven nog ongeveer vijf jaar voor de boeg hebben voordat ViDA verplichtingen geeft, legt Sandra de Vries, business developer bij 4CEE, uit dat bedrijven die op dit moment alleen pdf-facturen ontvangen en verzenden bij voorkeur niet nog langer wachten om aan de slag gaan. “Waar het om gaat is: wat is je vertrekpositie?”, zegt ze. “Afhankelijk daarvan kun je stappen maken om tot het einddoel te komen. De eerste stap die je dan kunt zetten is van de pdf-factuur een XML-factuur te maken. XML is een soort digitale taal die ontvangers elektronisch kunnen inlezen. Dat is alvast een mooi begin.”

Voor bedrijven die met een ERP-pakket werken – een softwaresysteem die de kernprocessen van een bedrijf verbindt – hebben mogelijk een kortere weg te gaan, vertelt De Vries. “Bij veel ERP-pakketten zit de aansluiting op Peppol – een soort digitale postbus voor het ontvangen en verzenden van e-facturen – en het e-factureren met XML al onder de motorkap ingebouwd. In dat geval is het relatief eenvoudig het systeem compliant te krijgen voor ViDA. Het voordeel daarvan is weer dat bedrijven die ook met Peppol werken, dat direct zien in hun systeem waardoor de elektronische facturenstroom automatisch op gang komt.”

De noodzaak om stappen te zetten naar e-factureren moet overigens niet alleen zijn ingegeven door de ViDA-wetgeving, zegt De Vries. Ook merkt zij dat steeds meer grotere partijen van hun leveranciers eisen dat ze e-facturen sturen, het liefst via Peppol. “Dat heeft te maken dat het ontvangen en verwerken van een e-factuur lagere kosten voor de ontvangende partij met zich meebrengt en betere data oplevert. In contractbesprekingen komt e-factureren dan ook steeds vaker aan bod als een verplichting voor toeleveranciers.”

CTC en ViDA stimuleren procesverbeteringen

Nazar Paradivskyy van Pagero is het eens met De Vries dat bedrijven CTC en ViDA beter kunnen zien als kapstok voor procesverbeteringen dan als een verplichting. In het internationale speelveld waarin Pagero opereert, merkt hij op dat veel bedrijven de overstap van pdf-facturen naar e-facturen ten onrechte bestempelen als alleen een taak voor de belastingteams, met ondersteuning vanuit IT, en bij voorkeur laten uitvoeren door de kantoren in de landen zelf. “Mijn belangrijkste boodschap is dat CTC en ViDA niet louter belastingkwesties zijn die betrokkenheid van het fiscale team vereisen, maar vraagstukken zijn die de CFO van de centrale organisatie moet oppakken”, zegt hij. “Wereldwijd heeft elk land namelijk andere wet- en regelgeving, waardoor het veel efficiënter is overstijgend te handelen in de geest van die wet- en regelgeving en het centraal op te pakken. Alleen op die manier zijn de kosten van de transitie beheersbaar en zijn er enorme efficienyvoordelen en kostenbesparingen te realiseren.”  

Het is volgens Paradivskyy daarom van belang een centrale aanpak te ontwikkelen met technische perspectieven en een landenoverstijgende strategie. Dat deze strategieontwikkeling ook in handen moet zijn van de CFO van de centrale organisatie is voor hem glashelder. “Het is geen verandering van de gegevensdrager, dus een xml-factuur in plaats van een pdf-factuur, maar een verandering hoe je het hele factuurverwerkingsproces inricht. Het heeft ook invloed op de gehele toeleveringsketen, dus het heeft impact op zowel de relaties met klanten als die met toeleveranciers.”

ViDA verbetert productiviteit en concurrentievermogen

Paradivskyy is ook van mening dat Europese bedrijven zich moeten afvragen waarom de EU van plan is ViDA in te voeren. Hij benoemt dit omdat veel landen in Europa, behalve de eerder genoemde Zuid-Europese landen, niet veel te maken hebben met btw-gaten. “Het ware probleem in de EU is dat de achterstanden in productiviteit in toenemende mate oplopen ten opzichte van bijvoorbeeld de Verenigde Staten. Daar draait de invoering van ViDA werkelijk om: door het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces binnen de gehele toeleveringsketen is het mogelijk de productiviteit aanmerkelijk te verhogen.”

Naast het verkleinen van mogelijke btw-gaten is volgens hem de invoering van de ViDA door de EU bedoeld om een aantal andere belangrijke doelstellingen te verwezenlijken. “Zo wil de EU met ViDA de fiscale discipline in landen verbeteren en de digitalisering en efficiëntie van bedrijven bevorderen, waardoor hun concurrentievermogen en de eerder genoemde productiviteit toenemen. Door overheden te voorzien van nauwkeurigere en tijdige informatie over transacties, stelt ViDA hen ook in staat om btw-betalingen beter te controleren en te beheren. Bovendien maakt de invoering van ViDA deel uit van de bredere inspanning van de EU om haar economie te digitaliseren en te moderniseren, met als doel een gelijker speelveld te creëren voor bedrijven."

Tijdswinst gebruiken voor data-analyse en waardecreatie

Paradivskyy’s advies aan internationaal opererende bedrijven is dan ook om CTC en ViDA niet te zien als een last maar om het te gebruiken om de broodnodige kwaliteitsslag te maken. Daar is Jeroen Rozeboom het hartgrondig eens. Het digitaliseren van het factuurverwerkingssysteem biedt volgens hem mogelijkheden voor het verder automatiseren van de administratieve en financiële processen binnen een bedrijf. “Als je het factuurverwerkingsproces automatiseert, verbeter je de kwaliteit van alle processen in een bedrijf”, vertelt hij. “Bovendien zijn er minder mensen nodig voor de vaak saaie, handmatige taken. Die medewerkers kunnen zich dan door die tijdswinst toeleggen op kwaliteitsverhogende werkzaamheden zoals data-analyse om de processen continu te blijven verbeteren.”

Ook Paradivskyy zou willen zien dat medewerkers de geboekte tijdswinst als gevolg van het automatiseren van factuurverwerkingsprocessen omzetten in waardecreatie. Omdat te bereiken is het volgens hem wel belangrijk de medewerkers goede educatie te geven over e-facturatie. “Laat ik AI als voorbeeld geven”, vertelt hij. “Veel mensen leren hoe je prompts schrijft om goede resultaten te krijgen bij het gebruik van verschillende AI-tools. Dit kan gemakkelijk 50 procent van de tijd besparen, die nu voor andere taken kan worden gebruikt. Medewerkers binnen bedrijven zouden op dezelfde manier gebruik moeten leren maken van de mogelijkheden van e-facturatie. Het is namelijk niet vanzelfsprekend dat elke werknemer de voordelen begrijpt. Maar wat we nu nog te vaak zien is dat bedrijven veel geld investeren in technologie en externe consultants, terwijl ze veel te weinig in hun eigen mensen investeren en ervoor zorgen dat ze de mogelijkheden van e-facturatie volledig benutten. Dit heeft tot gevolg dat het grotere plaatje van efficiëntieverbetering, kostenverlaging en concurrentievermogen verloren gaat. Dat is een beetje hetzelfde als een Ferrari kopen voor het vervoeren van aardappelen.”

Management mist vaak nog vertrouwen in e-facturatie

Voor de medewerkers op finance-afdelingen lijkt de implementatie van e-facturatie een sprong voorwaarts, maar Jeroen Rozeboom van 4CEE merkt in de praktijk nu nog op dat het management vaak nog het vertrouwen mist. “Mijn ervaring is dat ze eerst moeten ervaren dat met e-facturatie 99,9 procent van alle transacties snel, geborgd en betrouwbaar verloopt voordat ze het oude, vertrouwde, pure mensenwerk kunnen loslaten”, zegt hij. “Tot die tijd willen ze alles inhoudelijk checken om te zien of de systemen het wel goed doen. Dat is menselijk gedrag. In die fase bevinden zich de meeste bedrijven op dit moment.”

Rozeboom benadrukt daarbij dat als het management wel durft te vertrouwen op e-factureren het aantal fouten als gevolg van menselijk handelen rigoureus afneemt. Om die reden beveelt hij bedrijven aan wel over te stappen op het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces en te vertrouwen op de control tools die zijn ingebouwd. “Stel, als bedrijf verwerk je honderdduizend inkomende facturen per jaar”, zo becijfert hij. “Als je die allemaal handmatig moet verwerken en controleren, kost dat enorm veel tijd van een aantal medewerkers. Dan is het beter de control tools vijfduizend uitzonderingen te laten selecteren en de medewerkers daarop in te zetten. Dat levert een enorme efficiencywinst op. 

Eerste inkomende facturen digitaliseren of uitgaande facturen?

Dan is er nog de vraag waarop bedrijven zich in eerste instantie op moet richten: op het digitaliseren van inkomende facturen of uitgaande facturen? Sandra de Vries van 4CEE adviseert haar klanten te beginnen met de stap die het meeste winst oplevert. “Vaak komt het neer om als eerste de focus te leggen op het ontvangen van e-factureren, omdat dit complexer is”, vertelt zij. “Dat heeft te maken doordat je van leveranciers verschillende formaten e-facturen ontvangt die je moet omzetten naar één formaat. Het versturen is wat dat betreft eenvoudiger, want dat doe je gelijk met één standaardformaat.” Uiteindelijk is de keuze afhankelijk van de specifieke situatie van een bedrijf, vindt zij. “Want als de cashflow een probleem is, is het mogelijk beter eerst het verzenden op orde te krijgen. Bij het verzenden van e-factureren krijg je namelijk vaak eerder de factuur betaald.”

Verder wil De Vries benadrukken dat de overstap naar e-factureren bedrijven direct voordelen oplevert. “Denk daarbij aan meer grip op de onbeheerde indirecte kosten, de zekerheid dat facturen binnen de organisatie op de juiste plek belanden, het voorkomen van factuurfraude en het realiseren van aanzienlijke kostenbesparingen. Dit laatste doordat minder medewerkers betrokken zijn, die ook nog eens sneller kunnen werken en geen handmatige fouten meer maken.” Die efficiencyvoordelen nemen volgens Jeroen Rozeboom nog meer toe als bedrijven na het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces gaan automatiseren. Zo zijn de administratieve en financiële processen volgens hem nog beter te stroomlijnen door middel van ordermatching, contractmanagement en geautomatiseerde declaratieverwerking. “Nog een stap verder is het toevoegen van digitaal ondertekenen en het robotiseren van standaardprocessen”, zo voegt hij toe. “Als je dit in gang zet, ben ik ervan overtuigd dat door dit soort kostenbesparingen en data-inzichten het concurrentievoordeel van bedrijven flink toeneemt.”

Facturering van invloed op gehele toeleveringsketen

De verantwoordelijkheid van het begrijpen en beheren van deze brede implicaties van facturering ligt volgens Nazar Paradivskyy van Pagero dus bij de CFO van de centrale organisatie. “De reden hiervoor is dat facturering een aanzienlijke invloed heeft op het werkkapitaal, de Days Sales Outstanding (DSO) en de kostenstructuur van een bedrijf, vooral met betrekking tot inkoop- en verkooptransacties”, zo licht hij toe. “De CFO moet rekening houden met factoren zoals de betrouwbaarheid van leveranciers, eerlijke prijzen en de kans op retourzendingen of geschillen over gebrekkige goederen of diensten.” Bovendien is hij van mening dat facturering van invloed is op de hele toeleveringsketen en in het bijzonder op de processen crediteurenadministratie (AP) en debiteurenadministratie (AR). “Daarom is het essentieel dat facturering op CFO-niveau wordt gebracht, gezien de mogelijke gevolgen van non-compliance, wat in het ergste geval kan betekenen dat een bedrijf zijn activiteiten in een land moet staken”, zo benadrukt hij tot slot. “Door de waarde van facturering te erkennen, die verder gaat dan alleen compliance, kunnen bedrijven aanzienlijke voordelen en verbeteringen in hun financieel beheer en activiteiten ontsluiten.”