Waarom het belangrijk is om het O2C proces als één geheel te beschouwen

In een tijd waarin bedrijven worden geconfronteerd met uitdagingen zoals stijgende inflatie, verstoringen in de toeleveringsketen en een toenemend aantal faillissementen, is het optimaliseren van financiële processen cruciaal. De recente Order to Cash Monitor 2024 onthult dat veel bedrijven nog steeds worstelen met een gefragmenteerd Order to Cash proces. Dat terwijl een geïntegreerde benadering van het O2C-proces niet alleen de liquiditeit kan verbeteren, maar ook de algehele efficiëntie en klanttevredenheid kan verhogen. 

Het Order to Cash proces 

Het Order to Cash proces, wat begint op het moment dat een klant een order plaatst en eindigt als de betaling ontvangen is, heeft een grote invloed op de liquiditeit en financiële gezondheid van een organisatie.

Hoe langer dit proces duurt, hoe langer een ondernemer op z’n geld moet wachten. Geld dat misschien wel hard nodig is om de eigen rekeningen te betalen, om de lonen van medewerkers te voldoen of om te investeren in de toekomst. Ieder bedrijf is dus gebaat bij een zo kort mogelijk O2C-proces. 

De valkuil van gefragmenteerde processen 

Het O2C-proces bestaat uit verschillende deelprocessen, waaronder facturatie, debiteurenbeheer en het ontvangen en verwerken van de betaling. Elk van deze stappen is nauw met elkaar verbonden en inefficiënties in één deelproces kunnen een domino-effect hebben op de rest van het proces. 

Maar uit onderzoek onder meer dan 250 Nederlandse bedrijven blijkt dat de verschillende stappen van het O2C-proces vaak als losse onderdelen worden behandeld. Dit kan leiden tot fouten en vertragingen in het proces. Zo kunnen fouten in de orderverwerking leiden tot incorrecte facturen, wat op zijn beurt kan leiden tot betalingsdisputen en vertragingen in de cashflow. 

Voordelen van een geïntegreerde benadering 

• Verbeterde nauwkeurigheid en minder fouten
  Door het O2C-proces als één geheel te zien, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat informatie consistent en accuraat is door alle stappen heen. Dit vermindert de kans op fouten en daarmee de kans op disputen.
  
  En dat is een groot voordeel, want uit de Order to Cash Monitor 2024 blijkt dat het gemiddeld 14,7 dagen duurt om een dispuut op te lossen. Dat terwijl klanten de betaling meestal uitstellen totdat het dispuut is afgehandeld. Het verminderen van de kans op disputen is dus belangrijk, omdat disputen de doorlooptijd van het O2C-proces met gemiddeld twee weken verlengen.
   
• Snellere doorlooptijden en meer liquiditeit
  Een geïntegreerde benadering maakt het mogelijk om knelpunten snel te identificeren en aan te pakken, wat leidt tot kortere doorlooptijden en snellere betalingen.
  
  Het onderzoek toont aan dat de gemiddelde doorlooptijd van het O2C-proces in Nederland 51 dagen is. Als bedrijven de totale doorlooptijd kunnen verkorten met bijvoorbeeld 10 dagen, kan dat bedrijven miljoenen aan extra liquiditeit opleveren.  
  
  
• Betere samenwerking tussen afdelingen
  Wanneer alle betrokken afdelingen samenwerken als één team, verbetert dit de communicatie en samenwerking, wat leidt tot een soepeler en efficiënter proces. Wat verkopers bijvoorbeeld met klanten afspreken over orders en facturen, moet door operationele medewerkers worden nagekomen en door financiële medewerkers worden verwerkt.  
  
  
• Verbeterde klanttevredenheid
  Een efficiënt en foutloos O2C-proces zorgt voor een betere klantervaring en -relatie. Wanneer klanten merken dat hun orders snel en zonder problemen worden verwerkt, versterkt dit hun vertrouwen in het bedrijf. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor foutloze facturen; dit komt een stuk professioneler over dan wanneer er allerlei foutjes worden gemaakt op zo’n belangrijk document.
  
  Of denk aan bedrijven die door een langzame betalingsverwerking onterecht betalingsherinneringen of aanmaningen versturen naar hun klanten. Dit komt de relatie niet bepaald ten goede.  
  
  

Monitor het gehele proces 

Kortom; het Order to Cash proces als één integraal geheel behandelen, kan een organisatie veel voordelen opleveren. Automatisering kan hierbij helpen, evenals training van medewerkers. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt hoe hun werk bijdraagt aan het gehele O2C-proces en daarmee de cashflow van het bedrijf.  

Daarnaast is het belangrijk om KPI’s voor het gehele proces op te stellen en deze regelmatig te monitoren. Op dit moment monitort slechts zo’n 7% van de bedrijven het gehele proces. Daar valt dus nog veel winst te behalen!