Basware

Basware stroomlijnt het volledige inkoop- en factuurproces met duidelijke schermen, slimme workflows en automatische controles. Inkopen wordt eenvoudig via guided buying, catalogi, punch-outs en vrije formulieren. Facturen worden automatisch ontvangen, gematcht en goedgekeurd, met inzicht in budgetten, afwijkingen en prestaties. Via Insights krijgen organisaties realtime dashboards voor grip op doorlooptijd, uitzonderingen, e-invoicing en uitgaven.

Inkoop
Factuurverwerking
Insights

Bedrijven die met Basware werken, zijn doorgaans middelgrote tot grote organisaties die veel inkooptransacties en factuurstromen verwerken. Het gaat vooral om bedrijven en instellingen die:

Internationaal opereren en grip willen houden op decentrale uitgaven
Strikte compliance-eisen hebben, zoals in de gezondheidszorg, overheid of financiële sector
Veel leveranciers en facturen beheren (denk aan tienduizenden per jaar)
Standaardisatie en automatisering zoeken binnen het purchase-to-pay proces

1. Inkoop

Moderne inkoopsoftware helpt organisaties om het bestelproces eenvoudiger, sneller en foutloos te maken. Geen losse mails of verdwaalde Excel-sheets meer, maar één centrale werkwijze waarin je als inkoper de controle houdt zonder overal zelf achteraan te hoeven.

Basware biedt gebruikers duidelijke schermen, slimme snelkoppelingen en automatische controle op naleving van afspraken. Zo wordt inkopen overzichtelijk en voorspelbaar.

1.1 Guided buying: slim sturen zonder te sturen

Guided buying is de rode draad in het bestelproces. Op het startscherm ziet elke gebruiker alleen de bestelopties die voor hem of haar van toepassing zijn. Zo stuur je het inkoopproces zonder dat iemand het merkt.

Bijvoorbeeld:

Alleen de IT-afdeling ziet een snelkoppeling naar laptops
De marketingafdeling krijgt toegang tot promotiemateriaal
Anderen zien deze opties helemaal niet

Zo voorkom je fouten en houd je grip, zonder uitgebreide uitleg of instructies. Eén klik op de juiste plek, en de bestelling is onderweg.

1.1.1 Catalogi en marketplaces

Binnen de inkoopsoftware biedt de marketplace – ook wel interne catalogus genoemd – een overzichtelijke plek waar alle producten en diensten zijn gecategoriseerd. Gebruikers kunnen snel de juiste categorie kiezen, bijvoorbeeld ‘telefoons’, waarna alleen relevante producten getoond worden. Dit maakt zoeken efficiënt en voorkomt fouten.

De catalogus wordt beheerd door inkoop en leveranciers. Nieuwe producten en prijzen komen pas beschikbaar na een goedkeuringsproces. Zo houd je volledige controle over wat er besteld kan worden.

Producteigenschappen zoals merk, formaat en kleur verschijnen als handige filters, net als voorkeursleveranciers. Zo maken gebruikers altijd de juiste keuze. De hele omgeving voelt aan als een webshop, waardoor bestellen eenvoudig en intuïtief is:

Overzichtelijke categorieën
Slimme filters aan de zijkant
Beheer door inkoop en leveranciers
Gecontroleerde updates via goedkeuringsflow

1.1.2 Punchout en webshops

Soms is het makkelijker om rechtstreeks te bestellen via de webshop van een leverancier. Dankzij de punch-out functionaliteit kan dit gewoon vanuit de inkoopsoftware – zonder grip te verliezen.

Gebruikers klikken op de punch-out knop en komen in een speciaal ingerichte omgeving van de leverancier. Prijzen en voorwaarden zijn al vooraf afgestemd. Na het selecteren van producten keert de gebruiker automatisch terug in het systeem, mét een gevulde winkelwagen. De voordelen:

Eén flow van zoeken tot bestellen
Automatische herkenning van afspraken
Direct doorgang naar het goedkeuringsproces

Zo combineer je het gemak van een webshop met de controle van inkoopsoftware.

1.1.3 Free-text formulieren

Voor maatwerkproducten zoals visitekaartjes is een vrij tekstformulier ideaal. Leverancier, prijzen en layout liggen vast – de gebruiker hoeft alleen nog specifieke informatie in te vullen. Bijvoorbeeld:

Naam, functie en telefoonnummer
Aantal en afdeling

De rest is al geregeld. De formulierdata wordt automatisch gekoppeld aan de juiste leverancier en voorwaarden. Zo blijft het snel én foutloos.

1.2 Requisitions en goedkeuringsproces

Ongeacht de gekozen bestelwijze – via catalogus, punch-out of free-text formulier – wordt alles samengebracht in één overzichtelijke requisition. Dit is nog geen definitieve bestelling, maar een aanvraag waarin de besteller duidelijk maakt wat nodig is.

De aanvraag wordt automatisch doorgestuurd naar de juiste goedkeurders, volgens het ingestelde procuratieschema. Bestellers kunnen eventueel nog details aanpassen, zoals:

Kostenplaats of grootboekrekening
Project- of budgetkoppelingen

Na goedkeuring zet het systeem de aanvraag om in een order, die direct naar de leverancier wordt gestuurd. Goedkeurders zien hun openstaande aanvragen overzichtelijk in een dashboard, inclusief het budget dat nog beschikbaar is.

Met één klik is de aanvraag goedgekeurd en verwerkt. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten doordat extra stappen overbodig zijn.

1.3 Goederenontvangst

Het ontvangen van goederen is een vaste taak binnen de workflow. In de takenlijst zien gebruikers direct welke bestellingen nog geleverd moeten worden. Zodra de levering binnen is, markeert de gebruiker dit in het systeem.

Bij deelleveringen geef je gewoon aan hoeveel er is ontvangen. Het systeem houdt automatisch bij wat nog open staat. Documenten zoals de order en factuur zijn direct inzichtelijk, waardoor er geen losse administratie nodig is.

Dit voorkomt misverstanden en versnelt het vervolgproces.

1.4 Inzicht

Het tabblad Procurement geeft real-time inzicht in het hele inkoopproces:

Aantal openstaande requisitions
Status van orders
Status van ontvangsten

Orders kunnen niet direct worden aangepast of gekopieerd. Zo wordt het proces bewaakt. Wil je toch een eerdere bestelling opnieuw doen? Dan kun je de bijbehorende requisition kopiëren, aanpassen en opnieuw indienen.

Bij incomplete leveringen kunnen orders handmatig worden afgesloten. Zo blijft het overzicht actueel.

2. Factuurverwerking

Basware automatiseert het hele factuurproces: van ontvangst, budgetbewaking en codering tot goederenmatching, goedkeuring en crediteurenbeheer. Het systeem zorgt voor efficiënte workflows, tijdige betalingen en veilige archivering, met aandacht voor gebruikersrechten en privacy.

2.1 Factuurontvangst en registratie

Basware automatiseert het ontvangen en registreren van facturen, ongeacht het formaat. Of het nu gaat om papieren facturen, PDF’s via e-mail of e-invoices, alle facturen worden centraal geregistreerd en klaargezet voor verdere verwerking. Dit voorkomt handmatig werk en zorgt voor een volledig en actueel overzicht van binnenkomende facturen. De software controleert automatisch op:

Dubbele facturen
Validatie van basisgegevens

Hierdoor worden fouten en vertragingen in een vroeg stadium gesignaleerd, wat leidt tot meer grip en snelheid in het inkoop- en betalingsproces.

2.2. Budgetbeheer en spendplanning

Met Basware Spendplans krijgen organisaties controle over hun uitgaven door budgetten vooraf in te stellen en real-time te monitoren. Spendplans bieden inzicht in geplande uitgaven en maken het mogelijk om bestellingen en facturen te toetsen aan de beschikbare budgetten. Spendplans ondersteunen:

Verschillende budgetvormen
Diverse budgethiërarchieën

Dit voorkomt overschrijding en stelt budgethouders in staat tijdig bij te sturen.

2.3. Codering van PO- en non-PO-facturen

Het onderscheid tussen PO- en non-PO-facturen is essentieel voor het beheer en de verwerking. PO-facturen zijn gekoppeld aan een inkooporder en worden grotendeels automatisch verwerkt. Non-PO-facturen vereisen meer aandacht, omdat ze niet direct gekoppeld zijn aan een bestelling. Basware helpt bij:

Correct coderen van PO- en non-PO-facturen
Toepassen van standaardregels en workflows
Controleren en optimaliseren van coderingen

Dit zorgt voor minder fouten en een snellere afhandeling.

2.4. Goederenontvangst en automatische matching

Het registreren van goederenontvangsten is essentieel voor het matchproces tussen factuur en bestelling. Basware stelt organisaties in staat om automatische matchingregels in te stellen, bijvoorbeeld een zoekperiode van 7 dagen voor ontvangstregistraties. Bij automatische matching:

Start Basware het matchproces zodra goederen zijn ontvangen
Wordt handmatige actie voorkomen
Wordt de factuur na de ingestelde termijn automatisch doorgezet voor handmatige controle of naar verantwoordelijke collega’s

Dit zorgt voor een soepel en efficiënt factuurverwerkingsproces.

2.5. Afwijkingen en toleranties beheren

In elk inkoopproces komen afwijkingen voor, zoals verschillen in prijs, hoeveelheid of specificaties. Basware maakt het mogelijk om tolerantiegrenzen in te stellen voor deze afwijkingen. Facturen worden verwerkt op basis van:

Afwijkingen binnen tolerantie: automatische verwerking
Afwijkingen buiten tolerantie: automatische markering voor handmatige controle

Hierdoor worden afwijkingen snel inzichtelijk en onnodige vertraging voorkomen.

2.6. Matching en goedkeuringsworkflows

De kern van het proces is het matchen van facturen met inkooporders en ontvangstgegevens, gevolgd door een goedkeuringsworkflow. Basware biedt flexibele workflows die kunnen worden aangepast aan interne organisatie- en procesregels. Gebruikers kunnen:

Zien welke facturen wachten op goedkeuring
Direct actie ondernemen via een overzichtelijke interface
De status en doorlooptijd van facturen volgen

Dit vergroot de transparantie en grip op het proces.

2.7. Crediteurenbeheer: communicatie en geschillen

Goede communicatie met leveranciers is essentieel voor soepel crediteurenbeheer. Basware ondersteunt dit met een statusportaal waar leveranciers:

Zelf de status van hun facturen kunnen volgen
Direct vragen kunnen stellen

Daarnaast faciliteert de software het beheer van disputen door:

Markering en opvolging van problematische facturen
Koppeling van correspondentie aan facturen

Dit maakt snelle en efficiënte oplossing van problemen mogelijk.

2.8. Betaling en archivering

Na goedkeuring stelt Basware facturen automatisch beschikbaar voor betaling in de betalingssoftware. Alle verwerkte facturen worden veilig en overzichtelijk gearchiveerd volgens geldende wet- en regelgeving. De software biedt ook:

Uitgebreide zoekmogelijkheden om snel facturen terug te vinden
Toegang voor medewerkers en auditors

Dit versnelt controles en waarborgt compliance.

2.9. Softwarebeheer: updates, gebruikersrechten en privacy

Basware is een cloudgebaseerde oplossing die continu up-to-date wordt gehouden met de nieuwste functionaliteiten en veiligheidsmaatregelen. Het systeem beschikt over:

Strikt gebruikers- en rechtenbeheer per rol
Instelbare toegang tot functies en data
Voldoen aan privacy- en AVG-richtlijnen

Dit garandeert veilige en gecontroleerde toegang en verwerking van gegevens.

3. Insights

asware Insights biedt een gebruiksvriendelijke omgeving waar je snel overzicht krijgt over je gehele purchase-to-pay-proces. Zodra je inlogt, zie je een overzichtsscherm met cruciale KPI’s zoals het percentage facturen dat touchless verwerkt is, of hoeveel facturen tijdig zijn geëxporteerd naar je betalingssoftware. Dit basisoverzicht helpt AP-managers en controllers om direct te zien hoe het proces loopt zonder te hoeven zoeken naar informatie. Je hebt keuze uit twee versies:

Insights Essentials: de basisvariant waarmee je meteen aan de slag kunt
Insights Pro: een uitgebreidere variant met extra dashboards en diepere analyses

Daarnaast is er een optie om de data naar je eigen datawarehouse te exporteren, zodat je eigen dashboards en rapportages kunt bouwen. Zo houd je altijd controle over je data en inzichten.

Let op: klanten die nu nog met de oude Analytics werken, worden binnenkort overgezet naar Insights. Zelf gemaakte dashboards in Analytics komen dan te vervallen, dus het is slim om tijdig alternatieven in te richten.

Navigatie en gebruikersbeheer
Inloggen in Insights is eenvoudig. Na het inloggen zie je het tabblad Insights verschijnen in je menu. Staat het tabblad er niet? Dan heb je waarschijnlijk nog geen toegang. Dit kan door de beheerder in de admin-omgeving worden geregeld door gebruikers aan de juiste groepen toe te voegen. Zo blijft het aantal gebruikers gecontroleerd en krijgt alleen de juiste persoon toegang tot de data.

In Insights vind je dashboards die overzichtelijk zijn ingedeeld. Bij Insights Pro herken je extra dashboards aan een blauw sterretje in het menu. Ook zie je welke dashboards je recent hebt bekeken, zodat je snel kunt terugkeren naar relevante inzichten.

Voor extra uitleg en ondersteuning staan bij elk dashboard handige info-iconen. Bovendien kun je je inschrijven voor de Basware trainingshub, waar je video’s en documentatie vindt om optimaal met Insights te werken.

3.1 Doorlooptijd analyseren

Om processen te verbeteren is inzicht nodig in waar vertraging ontstaat. Met het doorlooptijd-dashboard krijg je direct inzicht in de gemiddelde doorlooptijd per taak en organisatie. Bovenin het dashboard zie je:

Kerncijfers en trendgrafieken die laten zien of de doorlooptijd verbetert of verslechtert
Een overzicht van het aantal facturen per gebruiker, voor inzicht in werkdruk

De belangrijkste grafieken tonen per organisatie en taak de gemiddelde doorlooptijd. Door op een organisatie te klikken, update de takenlijst automatisch. Dit maakt het eenvoudig om knelpunten snel te identificeren.

Daarnaast kun je met de filterbalk bovenin selecteren op verschillende criteria, zoals factuurtypen. Hiermee krijg je nog gerichtere antwoorden zonder het overzicht te verliezen.

3.2 Afwijkingen en uitzonderingen in beeld

Om het AP-proces te verbeteren is het belangrijk te weten met welke uitzonderingen medewerkers het meest te maken hebben. Het uitzonderingen-dashboard laat zien welke typen afwijkingen het meeste werk veroorzaken, welke leveranciers erbij betrokken zijn, en welke gebruikers er het drukst mee zijn.

Klik je op een leverancier, dan zie je direct welke facturen en afwijkingen die leverancier veroorzaakt. Onderaan staat een factuuroverzicht dat je eenvoudig kunt downloaden. Dit overzicht helpt bijvoorbeeld bij leveranciersbeoordelingen of contractbesprekingen om samen verbeteringen te realiseren.

3.3 Handmatige handelingen verminderen met simulaties

Een van de krachtigste inzichten komt uit het tip-dashboard, dat in de Pro-versie beschikbaar is. Dit dashboard laat zien hoeveel manuele handelingen er nog in het factuurproces plaatsvinden, per stap, leverancier en team.

Wat dit dashboard bijzonder maakt, is de simulatiefunctie. Hiermee kun je bekijken wat de impact is als bepaalde handmatige acties geautomatiseerd worden. Denk aan tijdbesparing en minder fouten. Zo zie je snel waar automatisering het meeste effect heeft.

3.4 XML-facturen en e-invoicing

Een groeiend thema is het gebruik van XML-facturen (e-invoices). Basware Insights helpt je te monitoren hoeveel facturen via XML binnenkomen en of dit stijgt of daalt. Met het e-invoice-dashboard zie je:

Het aandeel XML-facturen in totaal
Welke leveranciers nog niet zijn overgestapt
Of het gebruik van XML-facturen het proces versnelt of niet

Deze inzichten zijn belangrijk om e-invoicing verder binnen je organisatie te promoten en collega's mee te krijgen in de voordelen.

3.5 Grip op maverick spend en leveranciers

Een dashboard dat helpt grip te krijgen op maverick spend (uitgaven buiten contracten) toont welke leveranciers grote kansen bieden om te verbeteren.

Met filters zie je bijvoorbeeld welke leveranciers minder dan een bepaald bedrag aan jou hebben gefactureerd, maar waar toch veel facturen niet volgens afspraak verlopen. Dit maakt het mogelijk gerichte gesprekken aan te gaan met betrokken goedkeurders en leveranciers, en zo uitgaven beter te beheersen.

Daarnaast kun je het dashboard omdraaien om juist te zien welke leveranciers de meeste maverick spend veroorzaken. Dit helpt bij het prioriteren van verbeteracties.

3.6 CFO Cockpit: het dashboard voor strategische sturing

Voor de CFO en andere strategische stakeholders is er het CFO Cockpit-dashboard, onderdeel van Insights Pro. Hiermee krijg je in twee overzichtelijke dashboards antwoord op vragen als:

Hoeveel facturen ontvangen we met een inkooporder?
Hoeveel leveranciers hebben we?
Betalen we op tijd?
Hoe lang duurt de verwerking gemiddeld?
Hoeveel handmatige handelingen zijn er?

Je kunt ook doorfilteren op belangrijke KPI’s, zoals facturen die te laat zijn betaald. Zo krijg je snel focus op de belangrijkste aandachtspunten en houd je grip op het purchase-to-pay-proces.

Technologie