EN 16931

Wat is de EU e-facturering standaard documentatie?

Documentatie omtrent de e-factureringsstandaard van de EU (EN 16931) is een uitgebreide verzameling regels en methoden die door de Europese Unie zijn vastgesteld om de uitwisseling van elektronische facturen soepel en uniform te maken tussen haar landen.

Het maakt deel uit van het grotere plan van de EU om de digitale transformatie te stimuleren, grensoverschrijdende transacties gemakkelijker te maken en de werking van haar interne markt te verbeteren.

In eenvoudige bewoordingen legt de documenatie uit welke details een e-factuur moet hebben en de indeling ervan, waarbij uniformiteit wordt gegarandeerd voor elke e-factuur, ongeacht de oorsprong binnen de EU. De gids heeft verschillende onderdelen, die elk een ander aspect van elektronische facturering belichten. Samen vormen ze de "standaard", maar afzonderlijk kunnen ze variëren van technische details tot diepgaande analyses.

E-facturatie als fundament

E-facturatie vormt de ruggengraat van digitale transacties in Europa. Het gaat verder dan alleen het digitaal versturen van een pdf: het draait om gestructureerde gegevens die automatisch kunnen worden verwerkt door systemen aan zowel de verzendende als de ontvangende kant. Dit zorgt voor snellere verwerking, minder fouten en lagere administratieve kosten. EN 16931 dient hierbij als norm waarmee bedrijven zeker weten dat hun elektronische facturen voldoen aan de juiste semantische en syntactische eisen. Steeds meer overheden stellen e-invoicing verplicht voor zakelijke transacties met de publieke sector – en die trend breidt zich uit naar B2B.

In eenvoudige bewoordingen legt de documentatie uit welke details een e-factuur moet hebben en de indeling ervan, waarbij uniformiteit wordt gegarandeerd voor elke e-factuur, ongeacht de oorsprong binnen de EU. De gids heeft verschillende onderdelen, die elk een ander aspect van elektronische facturering belichten. Samen vormen ze de "standaard", maar afzonderlijk kunnen ze variëren van technische details tot diepgaande analyses.

VAT in the Digital Age: een breder kader

De introductie van EN 16931 hangt nauw samen met bredere initiatieven van de Europese Commissie, zoals VAT in the Digital Age. Dit initiatief moet zorgen voor een modernisering van het btw-stelsel binnen de EU, waarbij digitale rapportage en facturatie centraal staan. Door btw-processen te digitaliseren wil de EU belastingfraude tegengaan, realtime inzichten creëren en grensoverschrijdende handel vergemakkelijken. EN 16931 is de technische fundering waarop deze digitale toekomst wordt gebouwd.

De verschillende delen van deze standaard zijn als volgt:

 

Deel 1: Semantisch datamodel

Dit deel definieert het kernsemantische datamodel van elektronische facturen, waarbij de essentiële gegevenselementen en hun onderlinge relaties worden gespecificeerd. Het biedt een gemeenschappelijk kader voor het structureren van factuurgegevens om consistentie en interoperabiliteit te waarborgen.

Digital Reporting Requirements winnen terrein

Onder het VAT in the Digital Age-programma vallen ook de Digital Reporting Requirements (DRR). Lidstaten voeren steeds vaker verplichte digitale rapportage in, waarbij bedrijven factuurgegevens in (semi-)real time moeten indienen bij belastingautoriteiten. Deze rapportageverplichtingen maken intensief gebruik van het semantische datamodel zoals vastgelegd in Deel 1 van EN 16931: alleen als factuurdata gestandaardiseerd en volledig gestructureerd is, kunnen autoriteiten deze automatisch inlezen en controleren. Ook de toegepaste syntaxen (Deel 2) moeten compatibel zijn om automatische uitwisseling mogelijk te maken.

 

Deel 2: Lijst van syntaxen

Hierin wordt een lijst van toegestane syntaxen gespecificeerd die kunnen worden gebruikt om het semantische datamodel gedefinieerd in Deel 1 uit te drukken. Dit omvat syntaxen zoals UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII), Universal Business Language (UBL) en anderen.

Deel 3: Methodologie voor syntactische koppelingen

Dit deel biedt begeleiding over hoe het semantische datamodel van Deel 1 kan worden gemapt naar specifieke syntaxen die zijn vermeld in Deel 2. Het biedt een methodologie voor het creëren van interoperabele elektronische facturen met behulp van de gekozen syntax.

Continuous Transaction Control: realtime grip op transacties

Een groeiend aantal landen voert Continuous Transaction Control (CTC) in. Hierbij worden transacties direct of bijna direct gemeld aan de belastingdienst, vaak vóór of op het moment van uitreiking van de factuur. Deze realtime aanpak vereist niet alleen standaardisatie van data, maar ook een betrouwbare en reproduceerbare vertaling van semantische gegevens naar een gespecificeerde syntax. De richtlijnen uit Deel 3 van EN 16931, waarin staat hoe die vertaling moet plaatsvinden, zijn hierbij cruciaal. Daarnaast stelt CTC hoge eisen aan consistentie en controleerbaarheid van de gebruikte syntax – wat wordt geborgd via de eisen in Deel 4. Zonder deze technische bouwstenen zouden realtime audits, validaties en doorsturing onmogelijk zijn.

 

Deel 4: Kernelementen en vereisten voor conforme syntaxen

Hierin worden de kernelementen en vereisten uiteengezet die aanwezig moeten zijn in conforme syntaxen. Het zorgt ervoor dat syntaxen voldoen aan de richtlijnen van de standaard om consistentie en interoperabiliteit te handhaven.

Deel 5: Conformiteitsartefacten

Dit deel biedt conformiteitsartefacten en voorbeelden om organisaties en softwareontwikkelaars te helpen bij het effectief implementeren van de EN 16931-standaard. Het omvat voorbeeldfacturen en richtlijnen voor validatie.

Deel 6: Toepassing van wettelijke vereisten op elektronische facturen

Dit deel van de standaard richt zich op de juridische aspecten van elektronische facturering, inclusief hoe elektronische facturen moeten voldoen aan wettelijke vereisten en regelgeving binnen de Europese Unie.

Dit allesomvattende beeld zorgt ervoor dat alles, van technische problemen tot zakelijke subtiliteiten, wordt behandeld.