Automatische factuurherkenning en conversie
Inkomende PDF-facturen worden automatisch herkend en omgezet naar gestructureerde e-facturen (bijv. UBL/BIS3-formaat). Hierdoor kunnen ook leveranciers zonder e-facturatiecapaciteit digitaal worden bediend, wat de adoptiegraad verhoogt en handmatige invoer elimineert. Deze OCR/Document Understanding functionaliteit zorgt dat alle factuurgegevens elektronisch beschikbaar zijn voor verdere verwerking.
Slimme factuurcodering
AI ondersteunt de boekingsstap door op basis van historische data en factuurinhoud automatisch grootboekcodes en kostendragers voor te stellen. Inkomende facturen worden geanalyseerd en voorzien van een boekingsadvies dat direct in het ERP-systeem kan worden overgenomen. Bij onzekerheid doet de AI een voorstel dat een medewerker enkel nog hoeft te valideren. Dankzij deze lerende aanpak, de AI leert continu van iedere boeking, wordt handmatige codering grotendeels overbodig en verbetert de nauwkeurigheid doorlopend.
Automatische matching van orders
Geavanceerde algoritmen koppelen binnenkomende facturen aan bijbehorende inkooporders of contracten. Afwijkingen (bijv. prijs- of hoeveelheidsverschillen) worden direct gesignaleerd, waardoor het goedkeuringsproces versnelt en fouten snel boven water komen. Dit borgt ook de compliance met interne controles: facturen die afwijken van bestelafspraken kunnen niet ongezien worden betaald. Dankzij deze AI-gedreven matching is het volledige P2P-proces van ontvangst tot betaling efficiënter ingericht, met verbeterde naleving van afspraken en een hogere betrouwbaarheid van de financiële administratie.
Mailboxmanagement met AI
Veel financiële afdelingen ontvangen facturen en gerelateerde documenten via e-mail. 4CEE zet AI in om zulke mailboxen automatisch te managen. Inkomende e-mails naar een centrale crediteurenmailbox (bijv. AP@bedrijf.nl) worden door AI (Communications Mining) eerst gecategoriseerd. Afhankelijk van de categorie volgen geautomatiseerde acties via Intelligent Automation. Enkele voorbeelden:
- Factuur-e-mails worden automatisch doorgezet naar de verwerkingsinbox voor OCR
- E-mails met betalingsherinneringen worden gekruist met het factuuroverzicht en indien nodig beantwoord met bijvoorbeeld het verzoek om een kopie als de genoemde factuur niet bekend is
- Irrelevante mails (reclame e.d.) worden naar een submap gefilterd
Ook orderbevestigingen die per e-mail binnenkomen kunnen door AI gelezen worden: de PDF-bijlage wordt uitgelezen, alle relevante gegevens (leverancier, artikelen, aantallen, prijzen, etc.) worden geëxtraheerd, en deze output wordt omgezet naar een gestructureerd XML-bestand voor verdere verwerking in het systeem. Zo verdwijnt ook hier handmatig overtypen en wordt de datakwaliteit verhoogd.
