Casestudy Zorginstelling

Beter onderbouwde beslissingen over budgettering en forecasting

De fusie van twee ziekenhuizen tot één zorginstelling resulteerde in een gezamenlijke organisatie die 700.000 mensen in de regio bedient, met meer dan 1.100 ziekenhuisbedden verspreid over meerdere locaties en ruim 8.500 medewerkers. Afgelopen jaar werden er 175.000 patiënten opgenomen en werden bijna één miljoen poliklinische en spoedafspraken verwerkt.

Een van de doelen van de fusie was om financiële data beter te begrijpen, met geïntegreerde real-time gegevens die snellere en beter geïnformeerde beslissingen mogelijk maken op het gebied van financiële planning. “We hadden veel meer data, een groter Finance team en verouderde budgetsystemen,” zegt de Finance Manager. “We wilden organisatiebrede afstemming creëren en één uniforme aanpak hanteren voor planning en forecasting.”

Vóór de invoering van Unit4 FP&A maakte de zorginstelling gebruik van Excel-gebaseerde planningsmodellen. “We moesten grip krijgen op onze planning- en forecastprocessen,” legt ze uit. “In de complexe financiële omgeving van de zorg liepen we tegen de beperkingen van spreadsheets aan. Aanpassingen waren lastig, kostten veel tijd en middelen, vertraagden beslissingen en vergrootten het risico.”

 

"FP&A biedt één compleet platform om financiële processen te vereenvoudigen, snel te reageren op snel veranderende en onzekere omstandigheden in de zorg, en gemakkelijker samen te werken."

 

Met een omzet van €905 miljoen en een investering van €136 miljoen in infrastructuur, was snelle verandering nodig. “We waren al tevreden gebruiker van Unit4 ERP, dus de keuze voor FP&A was logisch,” zegt de Finance Adjunct-directeur. “FP&A biedt één geïntegreerd platform om financiële processen te vereenvoudigen, snel te reageren op veranderende omstandigheden en eenvoudiger samen te werken.”

“We hebben ook gesproken met andere gebruikers, waaronder een ambulancedienst , die ons vertrouwen gaven dat het systeem flexibel genoeg is voor onze behoeften,” voegt hij toe.

 

Betere financiële planning voor 8.500 medewerkers

De eerste fase van het FP&A-project was gericht op het instellen van het budgetproces. Dit wordt nu gebruikt om flexibele, gedetailleerde en wendbare budgetten op te stellen — op organisatieniveau én per kostenplaats. Deze uniforme rapportage is essentieel voor grip op het complexe en veranderlijke financiële model. “Met 8.500 medewerkers is het een zeer gedetailleerd budget; we bekijken toekomstige dienstontwikkelingen, kostenstijgingen en besparingsmogelijkheden,” aldus de adjunct-directeur.

Ook het gebruiksgemak van het platform wordt gewaardeerd. “Gebruikers vinden het eenvoudig in gebruik. Meerdere mensen kunnen tegelijk aan het systeem werken. Daardoor hebben we processen versneld, kunnen we onze financiële positie dynamischer beheren  en rapporteren we veel efficiënter.”

Flexibiliteit is de kern van FP&A. De instelling kan gegevens uit verschillende bronnen consolideren, planningscycli verkorten, dataplanning centraliseren en plannen snel aanpassen. Via dashboards krijgt men inzicht in actuele cijfers, geplande en geprognosticeerde cijfers. Ook kunnen onderliggende oorzaken en afhankelijkheden worden onderzocht en prestaties op strategische doelen worden gevolgd.

“FP&A is een enorme stap vooruit voor ons financieel beheer,” zegt de Finance Manager. “We profiteren nu van consistente, samenhangende en nauwkeurige planning. De automatisering bespaart ons ongeveer drie weken tijdens het opstellen van het budget, en minstens een week voor het verzamelen van alle forecasts.”

Integratie met Unit4 ERP staat gepland om één financieel model voor de hele organisatie te creëren. “Deze integratie maakt het mogelijk om financiële data te consolideren en zorgt voor consistentie binnen de hele zorginstelling. Bovendien bespaart het enorm veel tijd bij groepsrapportage,” besluit de adjunct-directeur.