Casestudy Ambulancedienst

24/7 spoedeisende hulp voor 6,2 miljoen inwoners

Deze regionale ambulancedienst biedt dag en nacht spoedeisende hulp, aan mensen in een verzorgingsgebied van 12.070 vierkante kilometers met 6,2 miljoen inwoners. Jaarlijks ontvangt de dienst meer dan één miljoen noodoproepen.

De organisatie werkt al succesvol met Unit4 ERP. Ongeveer 40 medewerkers, werkzaam bij Finance, Inkoop en Leveranciersmanagement gebruiken het cloudplatform voor wendbaar, geautomatiseerd financieel beheer. Dankzij één gedeeld databeeld is er volledige controle over financiële processen vanaf elk apparaat, wat leidt tot snellere, beter onderbouwde beslissingen.

Waardevolle inzichten tijdens de pandemie

Tijdens de COVID-19-pandemie bood het ERP-systeem cruciale inzichten in de dagelijkse voorraad persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM). Hierdoor kon de organisatie op tijd bijbestellen en zorgprofessionals veilig laten werken.

Voortdurende innovatie

De ambulancedienst blijft zoeken naar manieren om de dienstverlening en operationele efficiëntie te verbeteren. Daarom werd gekozen voor Unit4 FP&A. “We hebben meer dan 100 budgetverantwoordelijken die eerder handmatig werkten,” vertelt een senior financieel analist. “Er was geen uniforme manier van budgetteren en het was lastig om prestaties door het jaar heen te monitoren. Na een demonstratie van FP&A kozen we ervoor om het systeem nog voor het nieuwe boekjaar te implementeren.”

In nauwe samenwerking met Unit4 werd het systeem in slechts zes weken ontwikkeld en gelanceerd. Het combineert geautomatiseerde financiële planning en prognoses met interactieve dashboards en vooraf ingestelde modellen. “We waren vrijwel direct productief,” aldus de analist. “Onze niet-technische financiële medewerkers hadden maar minimale training nodig.”

Inzicht in alle budgetten – van voertuigen tot vastgoed

Het systeem geeft betrouwbaar inzicht in elk budget – van de dagelijkse zorg tot wagenparkbeheer, vastgoedkosten op 140 locaties en inkomsten van zorgverzekeraars en regionale zorgorganisaties. “We gebruiken nu één platform voor alle financiële planningsbehoeften, van cashflow tot prognoses,” zegt hij. “De krachtige functionaliteit helpt ons om risico’s beter te plannen en te beheersen.”

 

"Met Unit4 FP&A kunnen we verder vooruitkijken. Al onze planningsinzichten zijn nu gebundeld in één gedeeld en betrouwbaar systeem. We kunnen eerdere budgetten inzien, de uitgaven tot nu toe volgen, prognoses voor het komende jaar bekijken en het budget herverdelen waar nodig."

 

Een groot voordeel zijn de dashboards. Een budgetverantwoordelijke voor het wagenpark met 1.200 voertuigen kan inzoomen op details zoals de aanschafkosten per voertuig, onderhoudskosten per periode en historische uitgaven. Deze informatie wordt gedeeld met andere relevante managers, zodat iedereen werkt met dezelfde gegevens.

Een financieel medewerker vult aan: “Dankzij FP&A kunnen we veel sneller analyseren, rapporteren en gegevens delen. We kunnen zelfs inzoomen op individuele transacties en rapporten automatisch verspreiden. In vergelijking met spreadsheets is onze financiële planning nu een derde sneller – én de gegevens zijn veel actueler en betrouwbaarder.”

Voorbereid op IFRS 16

Het systeem bereidt de organisatie ook voor op de invoering van de internationale standaard IFRS 16, die leaseadministratie voor publieke organisaties verandert. Een vooraf geconfigureerde, geautomatiseerde Unit4 IFRS 16-oplossing helpt bij het verzamelen, berekenen, rapporteren en verklaren van de gegevens – cruciaal voor compliance.

“Het beheren van 1.500 leasecontracten is een enorme klus, die met spreadsheets haast onmogelijk is,” zegt de analist. “Met de Unit4-oplossing kunnen we de contracten snel importeren, de effecten berekenen, deze koppelen aan kostenplaatsen, en alles direct integreren in het ERP-systeem.”

Eén gedeeld systeem voor betere dienstverlening

Hij concludeert: “Met Unit4 FP&A kijken we vooruit. Al onze planningsinzichten zitten nu in één gedeeld, betrouwbaar systeem. We kunnen eerdere budgetten bekijken, uitgaven tot nu toe volgen, voorspellingen voor het komende jaar maken en budgetten herverdelen waar nodig. Met deze inzichten kunnen we efficiëntere en betere zorg leveren.”