Oplossingen / Intelligent Automation / Process Mining
Process Mining
Inzicht in je processen, gebaseerd op feiten
Wil je processen verbeteren of automatiseren? Dan is het belangrijk om eerst te weten hoe ze écht verlopen. Process Mining helpt je hierbij. Door data uit je systemen te analyseren, krijg je een helder beeld van je processen en ontdek je waar knelpunten zitten. Zo kun je gericht verbeteren en efficiënter werken.
Wanneer is process mining zinvol?
Process Mining is vooral nuttig als je:
-
Inzicht wilt krijgen in hoe processen echt verlopen, inclusief afwijkingen en uitzonderingen.
-
Knelpunten en inefficiënties wilt opsporen die de doorstroming van processen belemmeren.
-
Compliance wilt waarborgen door te controleren of processen voldoen aan wet- en regelgeving.
-
Processen wilt optimaliseren op basis van feitelijke data in plaats van aannames.
Zoals Nicky Hendriks van 4CEE aangeeft:
“Process Mining laat zien hoe het proces daadwerkelijk loopt. Je ziet dan vaak een soort spaghetti-diagram met allerlei uitzonderingen binnen het proces. Veel organisaties hebben dat niet in de gaten, en het mooie van Process Mining is dat al die uitzonderingen nu visueel worden gemaakt. Dat is soms pijnlijk, omdat het vaak onverwachts is, maar het zorgt er wel voor dat je het gesprek kunt aangaan en uit kunt zoeken waarom het proces zo omslachtig is. Juist daar is Process Mining een hele mooie tool voor.”
Wat is Process Mining?
Process Mining helpt je om bedrijfsprocessen duidelijk in beeld te krijgen. Zo zie je waar het goed gaat, maar vooral ook waar het stroef loopt. De ideale situatie, waarin alles soepel verloopt, noemen we de ‘happy flow’. In de praktijk wijken processen daar vaak van af. Denk aan vertragingen, extra stappen of fouten. Met Process Mining ontdek je precies waar zulke knelpunten zitten. Door logbestanden te analyseren, krijg je inzicht in alle handelingen en maak je van losse stappen één helder overzicht. Dat helpt je om gericht te verbeteren.
Hoe werkt Process Mining?
Process Mining bestaat uit drie stappen:
-
Data verzamelen
Je systemen, zoals ERP of CRM, leggen automatisch vast wat er gebeurt. Deze gegevens, zoals tijdstempels en activiteiten, vormen de basis voor Process Mining. -
Analyseren en visualiseren
Met behulp van slimme algoritmes wordt de verzamelde data geanalyseerd en omgezet in een visuele weergave van je processen. Dit laat zien hoe processen daadwerkelijk verlopen, inclusief afwijkingen en variaties. -
Inzichten toepassen
De visualisatie maakt duidelijk waar processen vertragen, waar fouten ontstaan of waar stappen overgeslagen worden. Met deze inzichten kun je gericht verbeteringen doorvoeren.
Compliance
Facturen worden geconformeerd naar geldende wetgeving en relevante standaarden, zoals Ketenstandaard (DICO) binnen de bouwsector, terwijl facturen aan de overheid in Nederland conform UBL, via het Peppol-netwerk worden verstuurd. Vanuit de EU wordt ook steeds vaker vereist dat alle zakelijke facturen bij een geaccrediteerde instantie realtime worden geregistreerd, omwille van belastinginning.
Process Mining: de logische eerste stap naar automatisering
Voordat je begint met automatiseren, is het belangrijk om goed te begrijpen hoe je processen echt verlopen. Zonder dat inzicht loop je het risico om inefficiënties mee te nemen in je automatisering en dan los je weinig op.
Met Process Mining breng je eerst alle stappen in kaart en ontdek je waar het proces vastloopt of slimmer kan. Zo zie je welke onderdelen geschikt zijn voor automatisering, bijvoorbeeld met RPA. Dat voorkomt dat je onnodige of omslachtige werkwijzen automatiseert. Het resultaat: efficiënte, goed doordachte automatisering die écht werkt.
Hoe zet je Process Mining succesvol in?
Process Mining werkt alleen goed als je weet wat je ermee wilt bereiken. Begin daarom met het stellen van heldere doelen: wat wil je verbeteren, inzichtelijk maken of veranderen? Kies daarna bewust welke logbestanden je gaat analyseren. Alleen data die echt iets zegt over je processen is van waarde.
Betrek ook de juiste mensen binnen de organisatie. Denk aan proces-eigenaren, IT, en collega’s die dagelijks met het proces werken. Door hen vanaf het begin mee te nemen, vergroot je de kans dat inzichten ook écht leiden tot verbetering. Zo maak je van Process Mining een gezamenlijke én succesvolle aanpak.
Neem regie over financiële processen
Met onze Office of the CFO oplossingen.
