Financial control

Weinig grip op de bron

De controller is verantwoordelijk voor het totaal, maar afhankelijk van andere teams. Als crediteuren, debiteuren of inkoop niet strak georganiseerd zijn, raakt de rapportageketen verstoord. Typische situaties:

• Budgetten worden aangepast zonder dat finance dit weet.
• Transacties zijn geboekt, maar ontbreken op dashboards.
• Facturen komen pas laat binnen en zorgen voor verrassingen bij de maandafsluiting.
• Processen zoals ordermatching of goedkeuring zijn onduidelijk belegd.
• De controller ziet de afwijking, maar kan de oorzaak niet traceren.

Versnipperd systeemlandschap

De cijfers zijn verspreid over systemen, bestanden en afdelingen. Dat maakt het lastig om te vertrouwen op één waarheid. Veelvoorkomende knelpunten:

• ERP, Excel en BI-tools spreken niet dezelfde taal.
• Handmatige export–import leidt tot fouten of versieverschillen.
• KPI-definities zijn niet vastgelegd of worden verschillend geïnterpreteerd.
• Data is er wel, maar zit opgesloten in lokale tools of e-mails.
• Elke correctie kost handwerk en tijd, vaak vlak voor de deadline.

Iedereen werkt anders

Zonder uniforme werkwijze ontstaan verschillen in structuur en interpretatie. Dat ondermijnt het overzicht — en het vertrouwen. Watwe vaak tegenkomen:

• Afdelingen hanteren eigen formats en afrekensystemen.
• Deadlines worden als richtlijn gezien, niet als harde afspraak.
• De definitie van ‘omzet’, ‘kosten’ of ‘resultaat’ verschilt per team.
• Boekingen worden aangepast zonder overleg of herleiding.
• Dashboards geven verschillende uitkomsten voor hetzelfde cijfer.

Ad-hoc in plaats van structureel

Zodra het spannend wordt, vliegt alles van tafel. Cijfers worden snel bij elkaar gezocht, maar niemand lost het echte probleem op. Herkenbare patronen:

• Rapportages worden handmatig afgerond vlak voor presentatie.
• De focus ligt op ‘rond krijgen’ in plaats van ‘goed krijgen’.
• Terugkerende fouten worden iedere maand opnieuw opgelost.
• Tijd voor verbetering is er alleen buiten de piekdrukte — en die komt zelden.
• Finance heeft geen ruimte om te sturen, alleen om te fixen.

Wat er nodig is

Een controller die wil sturen, heeft structuur nodig. Heldere processen, goede data en regie over de hele keten maken het verschil. Wat helpt:

• Eén bron van waarheid met uniforme definities.
• Standaard processen van transactie tot rapportage.
• Duidelijke rolverdeling voor datalevering en validatie.
• Vaste KPI-sets met afstemming tussen business en finance.
• Minder handwerk, meer automatisering van reconciliaties en controles.

Wat het oplevert

Met een goede opzet ontstaat ruimte. Voor analyse, voor sturing, voor betere beslissingen — en voor rust in het team. Wat organisaties ons teruggeven:

• Kortere tijd tot rapportage.
• Minder correcties achteraf.
• Hogere betrouwbaarheid van cijfers.
• Meer vertrouwen van management in dashboards en rapportages.
• Een controller die vooruit kan kijken in plaats van achterom.