Bij traditionele facturatie worden facturen als pdf-bestand via e-mail verstuurd en ontvangen.

Bij e-facturatie vindt de uitwisseling van facturen plaats als XML-databestand (de e-factuur) via een beveiligd netwerk met API-verbindingen.

E-facturatie is veel sneller én veiliger dan 'pdf facturatie'. De factuur reist van systeem verzender, via een netwerk, naar systeem ontvanger, zonder handmatige tussenkomst.

De verwerkingskosten van een factuur wordt van tientallen euro's teruggebracht tot enkele euro's voor e-facturatie.

Waarom is e-facturatie veiliger?

• Alleen vooraf goedgekeurde partijen krijgen toegang tot het netwerk.
• Bedrijven zijn uniek identificeerbaar, wat fouten en fraude voorkomt.
• Facturen worden verzonden via versleutelde verbindingen.
• De structuur en inhoud van facturen wordt automatisch gecontroleerd.
• Elke transactie is volledig traceerbaar en controleerbaar.

E-facturatie kent in wezen geen nadelen ten opzichte van het uitwisselen van pdf-facturen per e-mail.

De grootste drempel is simpelweg dat pdf en e-mail nog steeds de populairste methode zijn; "omdat we het al jaren zo doen."

Wél is er een complicerende factor: e-facturatie is niet gestoeld op één uniforme standaard. Integendeel, er bestaan talloze formaten en verzendprotocollen, wat de adoptie van e-facturatie bemoeilijkt.

De supply chain aanzetten gestandaardiseerd te werken is meestal onbegonnen werk. Iedere leverancier of klant heeft relaties die met andere standaarden en verzendprotocollen werken. 

Een gangabare oplossing is een service provider in de arm te nemen die de inkomende en / of uitgaande facturen opvangt, converteert en aflevert. 

Vergelijkbaar met een telecomprovider die ervoor zorgt dat je, ongeacht je toestel of netwerk, moeiteloos kunt bellen met iedere ontvanger; ook als de ontvanger bij een andere provider zit of een ander type verbinding gebruikt.

Peppol is één van de standaarden en netwerken waarmee facturen als e-facturen kunnen worden uitgewisseld.

Peppol is dé standaard binnen de Benelux en wordt binnen Europa steeds vaker ingezet voor cross-border transacties.

Hoe werkt Peppol?

Inkomende facturen

1. Een leverancier stuurt een factuur toe via een zogenaamde service provider met Peppol Access Point. De service provider kan opereren op de voorgrond of via een boekhoudprogramma of financiële ERP.

2. Het Peppol-netwerk herkent jullie als ontvanger op basis van jullie unieke Peppol-ID en routeert de factuur automatisch naar jullie service provider. Ook hier geldt dat deze service provider op de voorgrond kan opereren of via jullie boekhoudprogramma of financiële ERP.

Uitgaande facturen

1. Jullie sturen een factuur via jullie service provider met Peppol Access Point. De service provider kan opereren op de voorgrond of via een boekhoudprogramma of financiële ERP.

2. Het Peppol-netwerk herkent de debiteur op basis van diens Peppol-ID en routeert de factuur automatisch naar diens service provider. Ook hier geldt dat deze service provider op de voorgrond kan opereren of via jullie boekhoudprogramma of financiële ERP.

Peppol werd oorspronkelijk opgezet om e-facturatie binnen overheidsaanbestedingen in Europa te standaardiseren. In de beginfase richtten veel landen zich dan ook op de verplichting voor bedrijven om elektronische facturen via Peppol aan overheidsinstanties te sturen. Ook in Nederland geldt deze verplichting: sinds 2019 moeten leveranciers van de Rijksoverheid e-facturen aanleveren via een Peppol-gebaseerde infrastructuur.

Hierdoor is het netwerk lange tijd vooral gezien als een oplossing voor Business-to-Government (B2G) transacties.

Maar Peppol is niet exclusief voorbehouden aan overheidsfacturatie. Ook bedrijven kunnen onderling e-facturen uitwisselen via het netwerk. Steeds meer bedrijven ontdekken de voordelen van een gestandaardiseerde, veilige en geautomatiseerde uitwisseling van facturen via het Peppol-netwerk.

Maar ook hier zal de overheid een rol gaan spelen. Binnen enkele jaren zal facturering via het Peppol-netwerk voor alle B2B transacties verplicht worden. In België gaat dit al op 1 januari 2026 in.

Helemaal niets. Leveranciers die facturen in pdf-vorm versturen of op een server plaatsen, kunnen dit blijven doen. 

En jullie kunnen facturen in pdf-vorm blijven versturen naar klanten die niet op Peppol zijn aangesloten.

Maar: Peppol first.

In het Peppol netwerk wordt jullie aansluiting automatisch opgemerkt door deelnemende partijen en zul je direct facturen ontvangen en kunnen versturen via Peppol.

Hoewel het vooral bekend is van e-facturatie, biedt Peppol veel meer mogelijkheden. Aangesloten partijen kunnen via hetzelfde netwerk bijvoorbeeld ook orders, pakbonnen, catalogi en andere zakelijke berichten verzenden. Dit maakt het hele inkoop- en verkoopproces efficiënter, met minder handmatige stappen en minder fouten. Peppol zorgt bovendien voor betrouwbare identificatie van partijen en standaardisatie van gegevens, wat communicatie over grenzen en systemen heen eenvoudig maakt.