Crediteurenadministratie

De schijn van automatisering

Tegelijk denken veel organisaties dat hun processen al grotendeels geautomatiseerd zijn. Maar op de werkvloer blijkt het vaak anders:

• Een factuur staat al zes dagen op 'wachten op goedkeuring'.
• De herinnering is verstuurd, maar er gebeurt niets.
• Een collega is op vakantie. Of: “ik dacht dat jij dit zou oppakken”.
• De boekhouder boekt de factuur zelf maar — het moet nu eenmaal door.

Wat ‘automatisch’ lijkt, is in werkelijkheid vaak een fragiele keten van losse afspraken.

De oorzaak zit niet in één afdeling

De knelpunten zitten zelden op één plek. Het zijn losse eindjes in de keten van aanvraag tot betaling. Juist omdat die keten afdelingen overstijgt, voelt niemand zich er verantwoordelijk voor.

En dus gebeurt dit:

• Budgetten worden decentraal beheerd, maar centraal verantwoord.
• Medewerkers kopen direct bij bol.com of Coolblue, buiten contracten om.
• IT regelt de software, Finance het beleid, en HR wil gewoon een werkende laptop voor de nieuwe medewerker.
• De factuur klopt technisch (UBL, juiste leverancier), maar bevat verkeerde data:
• Geen of verkeerde PO
• Verkeerde kostenplaats of entiteit
• Onjuiste btw bij een intra-EU-levering

Kortom: de techniek werkt, maar de data niet. En dus moet er alsnog gemaild, gevraagd en gecorrigeerd worden.

Wie keurt hier eigenlijk?

In theorie keurt de budgethouder. In de praktijk:

• Is niet duidelijk wie moet keuren.
• Is de budgethouder niet gemachtigd in het systeem.
• Wordt er goedgekeurd via e-mail, los van de factuur.
• Wordt er helemaal niet gekeurd, maar geboekt ‘onder voorbehoud’.

Geen wonder dat Finance zich soms afvraagt of er überhaupt nog controle overblijft.

Er is geen lijn

Iedereen doet z’n best, alleen: iedereen doet het anders.

• De ene afdeling gebruikt Excel, de ander een declaratie-app.
• Sommige collega’s gebruiken de workflow, anderen mailen de factuur nog steeds.
• Boekingen worden aangepast zonder overleg.
• De inkoopherkenning werkt soms wel, soms niet.

Er is geen uniform proces dat voor iedereen geldt. En dus ook geen consistente manier van werken.

De waan van de dag regeert

Er is een deadline. De accountant belt. De dashboardkleur springt op rood. En dan gaat het weer even goed — tot het stof neerdaalt.

Zonder structurele verbetering blijft alles draaien op incidentbestrijding:

• De kosten van verwerking blijven onnodig hoog.
• De foutgevoeligheid blijft.
• De werkdruk ook.

Zolang het ‘ergens’ wel opgelost wordt, blijft het systeem in stand.

Te laat, maar niet door Finance

Leveranciers klagen over trage betaling. Finance weet dat het niet aan hen ligt. Maar leg dat maar eens uit.

Want:

• De factuur is wél ontvangen, maar wacht op actie elders.
• Meerdere afdelingen zijn betrokken, maar niemand voelt zich verantwoordelijk.
• De workflow heeft geen herinneringen of escalaties — of ze worden genegeerd.

De externe indruk: ‘die organisatie betaalt slecht’. De interne frustratie: ‘wij zijn afhankelijk van anderen, maar worden erop afgerekend’.

Wat er voor nodig is:
overzicht én eigenaarschap

Het werkt pas beter als iemand overzicht houdt op het geheel. Niet om alles te controleren, maar om kaders te stellen en systemen slim te koppelen. Dan kunnen afdelingen zelfstandig werken, binnen heldere richtlijnen.

Bijvoorbeeld:

• Medewerkers kiezen uit vooraf goedgekeurde leveranciers.
• Budgethouders keuren bestellingen goed vóórdat ze gedaan worden.
• Contracten zijn digitaal ondertekend én gekoppeld aan een intern register.
• Declaraties worden automatisch gecontroleerd op compleetheid en beleid.
• Alles is traceerbaar, zonder dat je op zoek moet naar het juiste mapje of mailtje.

Integraal procesontwerp

Veel problemen ontstaan niet in de uitvoering, maar in hoe het proces is ingericht. Zolang processen in stukjes worden bekeken, blijft optimalisatie beperkt tot symptoombestrijding.

Een integraal procesontwerp:

• Bekijkt bestellingen, facturen, budgetten en betalingen als één keten.
• Legt rollen, bevoegdheden en uitzonderingen vast in de structuur zelf.
• Voorkomt dat informatie verdwijnt tussen afdelingen of systemen.
• Maakt het eenvoudiger om afspraken daadwerkelijk te volgen.

Zo wordt duidelijk wat er moet gebeuren — en wie aan zet is.

Flexibel en schaalbaar automatiseren

Als processen integraal zijn gestroomlijnd, ontstaat er ruimte om ze sneller, foutlozer en goedkoper te maken — met automatisering. Maar elke organisatie groeit en verandert. En waar de meeste winst te behalen valt, verschilt per bedrijf. Daarom is het belangrijk dat automatiseringsoplossingen zich aanpassen aan de praktijk, niet andersom.

Denk aan:

• Een goedkeuringsworkflow die eenvoudig is voor kleine uitgaven, en uitgebreider bij grote bedragen.
• Automatisch matchen van facturen aan inkooporders, waar dat kan — handmatig waar het moet.
• Automatische controles op dubbele boekingen, overschrijdingen en ontbrekende gegevens.
• Een dashboard dat meegroeit: van inzicht op hoofdlijnen tot detailanalyse op afdelingsniveau.
• Koppelingen met bestaande systemen, zodat gegevens op één plek hoeven te worden ingevoerd.

Wat het oplevert:
grip en rust

Je haalt de frictie uit processen. Geen misverstanden meer over wie wat mag kopen, geen tijd kwijt aan het najagen van bonnen, geen onduidelijkheid over de status van een bestelling.

Wat organisaties ons teruggeven:

• Minder vragen aan de financiële administratie
• Snellere doorlooptijden
• Meer naleving van het inkoopbeleid
• En het mooiste: het geeft rust. In de organisatie én bij jou.

Naadloze integraties,
maximale impact

Wij integreren met meer dan 250 boekhoud- en ERP-systemen, waaronder SAP, Business Central, Oracle en Exact, en schrikken niet af van multi-systeem omgevingen. We ondersteunen alle e-facturatie en e-transactienetwerken, waaronder Peppol, Tungsten, Basware en Pagero.