4CEE Invoice Documentatie

4CEE Invoice ondersteunt het volledige inkoop- en factuurproces met toegankelijke schermen, automatische matching en slimme goedkeuringsflows. Inkoopaanvragen leiden automatisch tot orders, en facturen worden via e-mail ontvangen, herkend, gecodeerd en gematcht aan bestellingen, ontvangsten of contracten. Ook declaraties en creditcarduitgaven worden op deze manier verwerkt. 4CEE Invoice biedt geïntegreerd contractbeheer, betaalplannen voor terugkerende uitgaven en inzicht via statusoverzichten, audit trails en exports.

4CEE Invoice is ontwikkeld voor middelgrote organisaties die hun inkoop- en factuurverwerking willen structureren zonder complexe IT-trajecten. Typische gebruikers zijn bedrijven en instellingen die:

• Efficiënter willen werken met bestaande financiële software
• Inkoop, contractbeheer en factuurverwerking in één oplossing willen combineren
• Veel declaraties of terugkerende facturen verwerken
• Een overzichtelijk goedkeuringsproces zoeken met minimale instelcomplexiteit
• Zo veel mogelijk automatisch willen verwerken, maar handmatig kunnen bijsturen waar nodig

1. Inkoopbeheer

4CEE Invoice ondersteunt het volledige inkoopproces – van aanvraag tot ontvangst – met eenvoudige schermen, standaardformulieren en automatische koppelingen naar contracten en leveranciers. Gebruikers dienen een vrije inkoopaanvraag in, waarna het systeem automatisch een order genereert, verzendt en opvolgt. Ontvangsten worden geregistreerd voor 3-way matching, en herhaalbare bestellingen kunnen via betaalplannen worden geautomatiseerd.

1.1 Vrije inkoopaanvraag

Elke gebruiker kan zelf eenvoudig een aanvraag indienen via een vrij formulier. Hierbij worden onder andere contactpersoon, afleveradres en gewenste leverdatum ingevuld. Leveranciers en artikelspecificaties worden gekoppeld vanuit de administratie. Optioneel kunnen meerdere leveranciers en artikelen worden opgenomen in één aanvraag.

De aanvraag bevat onder andere:

• Afleveradres en contactgegevens
• Leverancier en ordergegevens
• Artikelen en aantallen
• Voorkeurdatum en prioriteit

Bij hoge prioriteit kun je een versnelde goedkeuringsroute inschakelen, waarbij de aanvraag direct naar de beslissingsbevoegde gaat.

1.2 Procuratieschema en goedkeuring

Na indienen wordt de aanvraag automatisch doorgestuurd naar de juiste goedkeurder op basis van het procuratieschema. 4CEE Invoice ondersteunt:

• Standaard leidinggevende goedkeuring
• Uitgebreide goedkeuringsflows op basis van leverancier, grootboek, kostenplaats of bedrag
• Meerdere goedkeurders per route
• Optie om personen alleen te informeren, zonder goedkeuring te vragen

De gebruiker ziet realtime de status van de aanvraag. Goedkeuringstaken worden automatisch getoond in het dashboard van de budgethouder.

1.3 Inkooporder en verzending

Na goedkeuring genereert 4CEE Invoice automatisch een inkooporder in PDF-formaat. Deze wordt:

• Standaard automatisch verzonden naar de leverancier
• Optioneel handmatig verzonden door de aanvrager
• Per leverancier configureerbaar

Binnen één aanvraag kunnen meerdere leveranciers worden opgenomen. Orders worden per leverancier aangemaakt en opgevolgd. Indien gewenst kun je intern een kopie van de order versturen.

1.4 Goederenontvangst

Zodra goederen of diensten geleverd zijn, registreert de gebruiker dit eenvoudig via een overzicht van openstaande bestellingen.

Bij deelleveringen geeft men het ontvangen aantal op. Hierdoor ontstaat een sluitend beeld van wat nog openstaat en kan de factuur later correct gematcht worden.

Voordelen:

• 3-way matching wordt voorbereid
• Minder handmatig werk bij factuurverwerking
• Volledig inzicht in status per orderregel

1.5 Contractbeheer

4CEE Invoice biedt een centrale plek voor het beheren van contractdossiers. Gebruikers voegen contracten toe, inclusief partijen, looptijden, bedragen en documenten.

Kenmerken:

• Automatische koppeling aan leveranciers (via stamdata)
• Ondersteuning voor meerdere partijen en contactpersonen
• Mogelijkheid om contracten te relateren (bv. raamcontracten en deelovereenkomsten)
• Digitaal ondertekenen van contracten

Alle contracten zijn snel terug te vinden via zoekfilters, en per contract kunnen betaalplannen worden aangemaakt.

1.6 Betaalplannen

Voor contracten met repeterende facturen kan een betaalplan worden ingesteld. Hiermee worden inkomende facturen automatisch gematcht en goedgekeurd, mits binnen afgesproken toleranties.

Een betaalplan bevat o.a.:

• Factuurfrequentie en bedragen
• Verwachte data en marges
• Boekingsregels en dimensies

Het betaalplan wordt aangemaakt door de contractbeheerder, gecontroleerd door finance, en vervolgens goedgekeurd door een budgethouder. Daarna is automatische verwerking volledig mogelijk.

2. Factuurverwerking

4CEE Invoice automatiseert de verwerking van inkoopfacturen, declaraties en creditcarduitgaven. Facturen komen binnen via e-mail, worden automatisch herkend en gecodeerd, en doorlopen vervolgens een goedkeurings- of matchingproces. Dankzij koppelingen met bestellingen, ontvangsten of contracten verloopt een groot deel van de verwerking automatisch.

2.1 Factuurontvangst en OCR-herkenning

Elke klant krijgt een uniek e-mailadres waarop facturen ontvangen worden. Easy1 haalt deze automatisch op en verwerkt ze via de PDF-service met OCR-technologie. De software leest kopgegevens uit en beoordeelt deze op betrouwbaarheid:

• Geen lijn = zekerheid ≥ 90%
• Oranje lijn = twijfel tussen 50% en 90%
• Rode lijn = onzekerheid < 50%

Machine learning zorgt ervoor dat herkende gegevens per leverancier steeds beter worden, op basis van gebruikersaanpassingen.

2.2 Codering en sjablonen

Facturen die niet automatisch gematcht kunnen worden, komen binnen in de werklijst ‘Aandacht vereist’. De financieel medewerker vult ontbrekende gegevens aan of past ze aan, zoals:

• Leverancier
• Grootboekrekening, kostenplaats, btw-code
• Boekingsregels (per bedrag of percentage)

Ondersteuning is beschikbaar via:

• Directe toetsenbordnavigatie
• Automatisch klaargezette regels
• Live bijgewerkte restbedragen

Veelvoorkomende boekingen kunnen worden opgeslagen als sjabloon, per leverancier of generiek toepasbaar.

2.3 Matching en goedkeuring

Zodra een factuur is gecodeerd, bepaalt 4CEE Invoice automatisch welke verwerkingsroute wordt gevolgd. Dit kan op basis van een order, ontvangst, contract of procuratieschema:

• Automatische goedkeuring: bij een geldige match met order + ontvangst of een actief betaalplan, en als alle toleranties zijn gerespecteerd.
• Goedkeuring op basis van procuratie: facturen zonder match of met afwijkingen worden aangeboden aan de juiste budgethouder, zoals ingesteld in het procuratieschema.
• Validatie: wanneer onzekerheid bestaat over order- of contractgegevens kan de financieel medewerker de factuur eerst indienen voor validatie. Easy1 probeert dan alsnog automatisch te matchen.

Het goedkeuringsproces is inzichtelijk via audit trails, opmerkingen en statusoverzichten. Budgethouders werken hun taken af in hun persoonlijke dashboard.

2.4 Declaraties en creditcards

Medewerkers kunnen eenvoudig zakelijke uitgaven declareren via Easy1. Zij kiezen uit:

• Declaratie met bon: upload een foto of scan van het bonnetje en vul aanvullende gegevens in (inclusief btw-splitsing of opsplitsing naar meerdere categorieën).
• Reiskostendeclaratie: geef kilometers op en selecteer het juiste project of kostenplaats.
• Bundels: groepeer meerdere declaraties tot één overzicht voor een zakenreis, week of project.

Na indienen doorlopen declaraties exact dezelfde flow als leveranciersfacturen. Ze worden gecodeerd, aangeboden aan budgethouders voor goedkeuring, en uiteindelijk geboekt in het financiële systeem.

Creditcardtransacties kunnen via CSV worden geïmporteerd en automatisch gematcht aan ingediende declaraties. Na verificatie worden ze gebundeld tot één verantwoording, als factuur aangeboden ter goedkeuring.

2.5 Statusbeheer en archivering

Elke factuur of declaratie kent een duidelijke status tijdens de verwerking, zoals:

• Aandacht vereist
• Wacht op goedkeuring
• Gematcht
• Geautoriseerd voor betaling
• Boeking succesvol / gefaald
• Betaald of geannuleerd

Na afronding komt het document in het archief terecht, inclusief audit trail, opmerkingen en gekoppelde bijlagen.

2.6 Boeking en export naar financieel pakket

Facturen die zijn goedgekeurd of automatisch gematcht, worden op werkdagen elk uur geboekt in het financiële pakket. 4CEE Invoice gebruikt een API-koppeling en vraagt een bevestiging van succesvolle boeking. Als deze uitblijft, krijgt de factuur de status Boeking gefaald met duidelijke foutmelding.

3. Analyse & rapportage

4CEE Invoice biedt overzichtelijke inzichten in de voortgang van aanvragen, facturen en betaalplannen. Gebruikers en beheerders hebben altijd zicht op de status van documenten en kunnen eenvoudig rapportages samenstellen via exportmogelijkheden. Informatie is beschikbaar per administratie en per processtap.

3.1 Statusoverzichten en audit trail

Elke aanvraag, factuur of declaratie kent een helder statusverloop. Gebruikers kunnen per document exact zien:

• Waar in het proces het zich bevindt
• Wie nog een goedkeuring moet geven
• Of ontvangst, match of boeking is afgerond

Via de audit trail is elke stap – zowel automatisch als handmatig – terug te vinden. Denk aan datum en tijd van ontvangst, goedkeuring, afkeuring, wijzigingen en opmerkingen.

3.2 Export van betaalplannen

Voor organisaties die werken met contracten en betaalplannen biedt 4CEE Invoice een Excel-exportfunctie. Zo ontstaat een overzicht van alle uitstaande verplichtingen, inclusief bedragen, looptijden en verwachte facturatiedata.

Handig voor:

• Financiële forecasting
• Jaarafsluiting of budgetevaluaties
• Controle en rapportage aan management of audit

De export bevat alle actieve betaalplannen per administratie, gegroepeerd per leverancier of project.

3.3 Realtime inzicht voor gebruikers

Gebruikers zien in hun dashboard direct de status van hun eigen aanvragen en declaraties, inclusief:

• Goedkeuring (wie, welke stap)
• Orderverzending
• Ontvangstregistratie
• Boeking en betaling

Zo houden medewerkers zelf zicht op hun inkoop en uitgaven, zonder afhankelijk te zijn van de administratie.