Verplichte e-facturatie in Duitsland: wat bedrijven moeten weten
Duitsland voert de verplichte elektronische facturatie tussen ondernemingen gefaseerd in. Sinds 1 januari 2025 moeten binnenlandse ondernemingen gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Voor het verzenden gelden overgangstermijnen, waardoor nog niet iedere onderneming direct verplicht is alle zakelijke facturen als e-factuur uit te sturen.
De Duitse aanpak verschilt van die van België en Frankrijk. Er is geen verplicht centraal platform en ook geen voorgeschreven netwerk waarover alle facturen moeten lopen. Ondernemingen mogen verschillende verzendkanalen gebruiken, zolang de factuur zelf aan de eisen voor een gestructureerde elektronische factuur voldoet.
Wat verandert er door de Duitse verplichting?
De nieuwe regels zijn opgenomen in het Duitse Umsatzsteuergesetz en gelden voor belastbare transacties tussen ondernemingen die in Duitsland zijn gevestigd. Een onderneming geldt als binnenlands wanneer zij haar statutaire zetel, leiding of een bij de transactie betrokken vaste inrichting in Duitsland heeft.
Buitenlandse ondernemingen die alleen voor de Duitse btw zijn geregistreerd, maar geen vaste inrichting in Duitsland hebben, vallen in beginsel niet onder de binnenlandse B2B-verplichting. Ook transacties met particuliere eindklanten vallen erbuiten.
Sinds 1 januari 2025 moet iedere binnenlandse onderneming e-facturen kunnen ontvangen. Dit geldt ook voor kleine ondernemers die zelf zijn vrijgesteld van de verplichting om e-facturen uit te sturen. Volgens het Duitse ministerie van Financiën is voor de minimale ontvangstverplichting een e-mailpostvak voldoende. In de praktijk is aanvullende software nodig wanneer de onderneming facturen automatisch wil controleren, visualiseren, boeken en archiveren.
Voor het verzenden van facturen gelden overgangsregelingen. Daardoor mogen ondernemingen in 2025 en 2026 nog papieren facturen of, met toestemming van de ontvanger, pdf-facturen gebruiken. Vanaf 2027 vervalt deze mogelijkheid voor ondernemingen met een jaaromzet van meer dan 800.000 euro. Kleinere ondernemingen mogen de overgangsregeling nog tot eind 2027 gebruiken.
Wat is volgens Duitsland een e-factuur?
Sinds 1 januari 2025 is een factuur alleen een officiële Duitse E-Rechnung wanneer zij in een gestructureerd elektronisch formaat is opgesteld, verzonden en ontvangen. De gegevens moeten automatisch elektronisch kunnen worden verwerkt.
Een gewone pdf is daarom geen e-factuur. De pdf valt juridisch onder de categorie sonstige Rechnung: een overige factuur. Hetzelfde geldt voor papieren facturen en andere ongestructureerde digitale bestanden. Tijdens de overgangsperiode mogen deze facturen onder voorwaarden nog wel worden gebruikt.
De gestructureerde factuur moet in beginsel voldoen aan de Europese norm EN 16931. Deze norm beschrijft welke factuurgegevens aanwezig moeten zijn en hoe zij gestructureerd worden vastgelegd. Alle fiscaal verplichte gegevens moeten in het gestructureerde gedeelte staan. Een verwijzing naar een losse pdf-bijlage is niet voldoende wanneer essentiële factuurinformatie uitsluitend in die bijlage voorkomt.
Aanvullende documenten, zoals urenstaten, specificaties of uitgebreide prestatiebeschrijvingen, mogen wel als bijlage worden toegevoegd. De gestructureerde factuur moet daar dan duidelijk naar verwijzen.
XRechnung en ZUGFeRD
De twee bekendste Duitse factuurformaten zijn XRechnung en ZUGFeRD. Beide kunnen voldoen aan de Europese norm EN 16931 en aan de Duitse fiscale vereisten.
XRechnung is een volledig gestructureerd XML-formaat. Het bevat geen standaard visuele pdf-weergave en is vooral bedoeld voor automatische verwerking door financiële software. Om een XRechnung als traditioneel factuurbeeld te bekijken, is een viewer nodig.
ZUGFeRD is doorgaans een hybride factuur. Het combineert een leesbare pdf met een ingebed XML-bestand waarin dezelfde factuurgegevens gestructureerd zijn opgenomen. Daardoor kan een medewerker de factuur als pdf bekijken, terwijl software de XML-gegevens automatisch verwerkt.
XRechnung en ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 voldoen in beginsel aan de Duitse fiscale eisen. Bij ZUGFeRD zijn de profielen MINIMUM en BASIC-WL uitgezonderd, omdat deze niet alle vereiste gestructureerde gegevens bevatten.
Wanneer de gegevens in het XML-gedeelte en het zichtbare pdf-gedeelte van een hybride factuur van elkaar afwijken, zijn de gestructureerde XML-gegevens leidend. Organisaties moeten daarom niet uitsluitend het visuele document controleren, maar ook de kwaliteit van de onderliggende data bewaken.
Andere formaten, waaronder bepaalde EDI- en EDIFACT-berichten, kunnen eveneens worden gebruikt. Voorwaarde is dat de wettelijk vereiste gegevens correct en volledig uit het formaat kunnen worden gehaald en dat verzender en ontvanger het gebruik ervan zijn overeengekomen.
Hoe worden Duitse e-facturen uitgewisseld?
Duitsland schrijft voor B2B-facturatie geen centraal uitwisselingskanaal voor. Een e-factuur kan onder meer worden verzonden via:
- e-mail;
- een API of andere elektronische interface;
- een leveranciers- of klantenportaal;
- een gedeelde opslagomgeving;
- EDI;
- Peppol.
Het formaat en het verzendkanaal zijn dus afzonderlijke keuzes. Een XRechnung kan bijvoorbeeld als XML-bestand per e-mail worden verstuurd, maar ook via Peppol of een directe systeemkoppeling. Een pdf per e-mail is daarentegen geen e-factuur, omdat het bestand geen gestructureerde factuurdata bevat.
Peppol is in Duitsland toegestaan en wordt onder meer gebruikt voor facturen aan publieke organisaties, maar is niet het verplichte standaardnetwerk voor alle Duitse B2B-facturen. Ondernemingen kunnen zelf bepalen welke kanalen zij ondersteunen en hierover afspraken maken met hun klanten en leveranciers.
Voor organisaties met veel handelspartners kan het ondersteunen van uitsluitend e-mail echter leiden tot veel verschillende adressen, handmatige controles en uitzonderingen. Een centraal exchangeplatform of netwerkverbinding kan de routering, validatie en opvolging beter beheersbaar maken.
De rol van e-facturatie aan de overheid
Duitsland gebruikt e-facturatie aan de overheid al langer. Leveranciers van de Duitse federale overheid zijn sinds 27 november 2020 in veel gevallen verplicht een elektronische factuur te versturen. Hiervoor wordt doorgaans XRechnung gebruikt.
Voor facturen aan federale overheidsorganisaties is meestal een Leitweg-ID nodig. Dit is een elektronisch adres waarmee de factuur naar de juiste publieke organisatie of afdeling wordt geleid. Voor gewone B2B-facturen tussen ondernemingen is geen Leitweg-ID vereist.
De Duitse deelstaten regelen hun B2G-facturatie grotendeels zelf. Daardoor kunnen per deelstaat verschillende verplichtingen, platformen, drempelbedragen en verzendkanalen gelden. Leveranciers aan Duitse publieke organisaties moeten daarom niet alleen naar de federale regels kijken, maar ook de voorschriften van de betreffende deelstaat en opdrachtgever controleren.
Wat heeft ViDA met Duitsland te maken?
De Duitse B2B-verplichting sluit aan op de Europese ontwikkeling rond VAT in the Digital Age, oftewel ViDA. Dit Europese pakket introduceert vanaf 1 juli 2030 verplichte e-facturatie en digitale rapportage voor relevante grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de Europese Unie.
Duitsland bereidt daarnaast een nationaal digitaal rapportagesysteem voor. Daarbij zouden bepaalde factuurgegevens kort na een transactie elektronisch aan de belastingdienst worden doorgegeven. De huidige e-factuurverplichting legt hiervoor de technische basis, maar de definitieve Duitse regels, rapportagekanalen en invoeringsdatum moeten nog afzonderlijk worden uitgewerkt.
Uiterlijk op 1 januari 2035 moeten bestaande nationale systemen voor digitale transactierapportage aansluiten op het Europese ViDA-model.
De Duitse roadmap voor e-facturatie
De belangrijkste data zijn:
27 november 2020: leveranciers van de Duitse federale overheid worden, op enkele uitzonderingen na, verplicht elektronische facturen te verzenden.
1 januari 2025: iedere binnenlandse onderneming moet gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. XRechnung, geschikt ZUGFeRD en andere conforme formaten gelden als e-factuur.
Tot en met 31 december 2026: alle ondernemingen mogen voor uitgaande facturen nog gebruikmaken van de overgangsregeling en onder voorwaarden papier of pdf blijven versturen.
1 januari 2027: ondernemingen met een voorgaande jaaromzet van meer dan 800.000 euro moeten voor relevante binnenlandse B2B-transacties e-facturen versturen. Kleinere ondernemingen mogen nog één jaar van de overgangsregeling gebruikmaken.
1 januari 2028: de uitgaande e-factuurverplichting geldt voor vrijwel alle relevante binnenlandse B2B-transacties. Ook de tijdelijke uitzondering voor bestaande niet-conforme EDI-processen eindigt.
1 juli 2030: ViDA introduceert Europese digitale rapportage op basis van verplichte e-facturatie voor relevante grensoverschrijdende B2B-transacties.
Wat betekent dit voor organisaties?
De eerste stap is controleren of de organisatie sinds 1 januari 2025 daadwerkelijk XRechnung, ZUGFeRD en andere gestructureerde facturen kan ontvangen en bewaren. Alleen een algemeen e-mailadres openen voldoet formeel voor de ontvangst, maar levert nog geen beheerst factuurproces op.
Organisaties moeten daarnaast bepalen vanaf welke datum hun eigen uitgaande facturen verplicht gestructureerd moeten worden verstuurd. Daarbij zijn de omzet van de verzendende entiteit, de vestigingsplaats van beide partijen, het type transactie en eventuele uitzonderingen bepalend.
Ook de technische inrichting verdient aandacht. Factuurdata moet vanuit het ERP- of facturatiesysteem volledig en correct worden omgezet, gevalideerd, verzonden en gearchiveerd. Aan de inkomende kant moeten facturen kunnen worden gevisualiseerd, gecontroleerd en zonder onnodige handmatige stappen in de financiële administratie worden verwerkt.
De Duitse verplichting is daardoor meer dan een overstap van pdf naar XML. Zij vormt een basis voor gestandaardiseerde documentuitwisseling, automatische factuurverwerking en toekomstige digitale btw-rapportage.