Verplichte e-facturatie in België: wat bedrijven moeten weten
Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor vrijwel alle binnenlandse transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Daarmee heeft België een duidelijke stap gezet van facturen als documenten naar facturen als gestructureerde data. Een pdf per e-mail geldt voor deze transacties niet langer als een geldige e-factuur. Bedrijven moeten facturen kunnen verzenden én ontvangen in een formaat dat rechtstreeks door boekhoud- en ERP-systemen kan worden verwerkt.
De verplichting staat niet op zichzelf. Ze sluit aan op de eerdere invoering van e-facturatie aan Belgische overheden en op de Europese hervormingen binnen VAT in the Digital Age, beter bekend als ViDA. Peppol vormt daarbij de belangrijkste infrastructuur voor veilige uitwisseling. Mercurius vervult een specifieke rol bij facturatie aan de Belgische overheid.
Wat verandert er door de Belgische verplichting?
De Belgische verplichting geldt sinds 1 januari 2026 voor quasi alle leveringen en diensten tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen. Ook kleine ondernemingen die gebruikmaken van de btw-vrijstellingsregeling vallen in beginsel onder de verplichting. Ondernemingen die uitsluitend aan particulieren factureren, hoeven voor die uitgaande B2C-facturen geen gestructureerde e-factuur te versturen. Zij moeten doorgaans wel e-facturen van zakelijke leveranciers kunnen ontvangen.
Er bestaan beperkte uitzonderingen. Zo vallen niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting buiten de Belgische B2B-verplichting. Ook voor bepaalde vrijgestelde handelingen, gefailleerde ondernemingen en enkele specifieke categorieën btw-plichtigen gelden uitzonderingen. De hoofdregel blijft echter eenvoudig: vindt een belastbare transactie plaats tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen, dan moet daarvoor in principe een gestructureerde elektronische factuur worden gebruikt.
De FOD Financiën paste gedurende de eerste drie maanden van 2026 een beperkte tolerantie toe voor ondernemingen die konden aantonen dat zij zich tijdig en redelijk hadden voorbereid, maar toch met technische problemen werden geconfronteerd. Dit was nadrukkelijk geen uitstel van de wettelijke ingangsdatum.
Wat is een echte e-factuur?
Niet iedere digitaal verstuurde factuur is een e-factuur in de betekenis van de Belgische wetgeving. Een pdf is digitaal leesbaar voor mensen, maar bevat geen vaste datastructuur waarmee financiële software alle factuurgegevens zonder aanvullende herkenning kan verwerken.
Een gestructureerde e-factuur bevat gegevens zoals de leverancier, afnemer, factuurdatum, btw, bedragen en betaalinformatie in afzonderlijke, gestandaardiseerde velden. De ontvangende software kan deze gegevens daardoor automatisch uitlezen, controleren en doorgeven aan de financiële administratie. Een factuur hoeft niet eerst handmatig te worden overgetypt of door OCR-software te worden geïnterpreteerd.
In België is Peppol BIS het uitgangspunt. Dit formaat sluit aan op de Europese norm EN 16931 voor elektronische facturatie. Afwijken kan alleen wanneer beide partijen daarmee akkoord gaan en het alternatieve formaat eveneens aan de Europese norm voldoet. In de praktijk maakt gebruik van de standaard de uitwisseling eenvoudiger, omdat niet voor iedere klant of leverancier een afzonderlijke koppeling hoeft te worden ingericht.
Wat heeft ViDA met België te maken?
ViDA staat voor VAT in the Digital Age. Met dit pakket moderniseert de Europese Unie haar btw-stelsel. Het omvat onder meer digitale rapportage op basis van e-facturatie, aangepaste btw-regels voor platformbedrijven en maatregelen waarmee ondernemingen zich minder vaak in meerdere lidstaten voor de btw hoeven te registreren.
ViDA is op 11 maart 2025 aangenomen en trad op 14 april 2025 in werking. Vanaf dat moment kregen EU-lidstaten ruimere mogelijkheden om onder bepaalde voorwaarden nationale e-facturatieverplichtingen in te voeren. De Belgische B2B-verplichting was al eerder wettelijk vastgelegd, maar past duidelijk binnen dezelfde Europese ontwikkeling.
De volgende grote Europese stap volgt op 1 juli 2030. Dan worden e-facturatie en digitale rapportage verplicht voor relevante grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de Europese Unie. De huidige periodieke rapportage van intracommunautaire transacties wordt dan vervangen door een veel directere digitale informatiestroom. ViDA maakt e-facturatie daarmee niet alleen een manier om documenten uit te wisselen, maar ook een fundament voor btw-rapportage en toezicht.
De rol van Peppol
Peppol is een internationaal netwerk voor de beveiligde uitwisseling van elektronische bedrijfsdocumenten. Het netwerk schrijft niet voor dat iedere onderneming rechtstreeks met iedere handelspartner een technische koppeling bouwt. Organisaties sluiten aan via een gecertificeerde Peppol Access Point Provider. Via dat ene toegangspunt kunnen zij documenten uitwisselen met andere aangesloten organisaties.
Voor de Belgische B2B-verplichting is Peppol het standaardkanaal. Facturatie-, boekhoud- of ERP-software maakt via een Access Point verbinding met het netwerk. Peppol bepaalt op basis van geregistreerde identificatiegegevens waar een factuur moet worden afgeleverd. Het Peppol BIS-formaat zorgt er vervolgens voor dat verzender en ontvanger dezelfde gegevensstructuur gebruiken.
Peppol is breder dan alleen facturatie. Het netwerk ondersteunt ook andere transactionele documenten, zoals creditnota’s, bestellingen en orderbevestigingen. Hierdoor kan een aansluiting die aanvankelijk voor compliance wordt gerealiseerd later ook worden gebruikt om een groter deel van de handels- en financiële keten te digitaliseren.
De rol van Mercurius
Mercurius is de centrale elektronische postkamer van de Belgische overheid voor e-facturatie en e-procurement. Het platform ondersteunt de ontvangst en routering van elektronische facturen aan Belgische overheidsinstanties. Leveranciers sturen hun factuur via Peppol, waarna Mercurius ervoor zorgt dat deze bij de juiste publieke entiteit terechtkomt.
Het Mercurius-portaal biedt leveranciers daarnaast inzicht in de ontvangst en verwerking van facturen die zij naar de publieke sector hebben gestuurd. Daardoor kunnen zij de status van een overheidsfactuur centraal volgen. Het portaal biedt ook een webformulier waarmee bevoegde vertegenwoordigers een factuur aan de overheid kunnen opstellen en versturen.
Mercurius en Peppol zijn dus geen concurrerende oplossingen. Peppol is het netwerk waarover facturen worden uitgewisseld; Mercurius is de Belgische overheidsvoorziening die facturen voor publieke entiteiten ontvangt, verdeelt en inzichtelijk maakt. Voor gewone B2B-facturatie tussen ondernemingen speelt Mercurius geen centrale rol.
De Belgische roadmap voor e-facturatie
De Belgische en Europese ontwikkeling kan in vier stappen worden samengevat:
1 maart 2024: gestructureerde e-facturatie werd in België verplicht voor veel nieuwe overheidsopdrachten. In de regel geldt dit voor opdrachten vanaf 3.000 euro exclusief btw. Voor federale aanbestedende overheden kan de verplichting ook onder deze drempel gelden.
1 januari 2026: gestructureerde e-facturatie werd verplicht voor vrijwel alle binnenlandse B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.
1 juli 2030: ViDA introduceert verplichte e-facturatie en digitale rapportage voor relevante grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU.
1 januari 2035: lidstaten met oudere binnenlandse systemen voor digitale realtime rapportage moeten deze uiterlijk op deze datum in lijn brengen met het Europese model.
Wat betekent dit voor organisaties?
De overstap vraagt meer dan alleen een Peppol-registratie. Organisaties moeten nagaan of hun facturatie-, boekhoud- en ERP-systemen gestructureerde facturen correct kunnen maken, ontvangen, valideren en verwerken. Ook uitzonderingen, creditnota’s, self-billing, internationale transacties en archivering moeten in de inrichting worden meegenomen.
Wie e-facturatie uitsluitend als wettelijke verplichting benadert, benut slechts een deel van de waarde. Gestructureerde factuurdata maakt automatische validatie, matching, goedkeuring, boeking en opvolging mogelijk. Daarmee vormt de Belgische verplichting niet alleen een compliancevraagstuk, maar ook een aanleiding om het volledige factuurproces sneller, beter controleerbaar en minder handmatig in te richten.