E-facturatie

Wat is e-facturatie?

E-facturatie is het volledig elektronisch overbrengen van facturen van het ene systeem naar het andere systeem. De verzender verstuurt vanuit zijn software een e-factuur naar een ontvanger en de software van de ontvanger kan de factuur meteen inboeken en verwerken. Er vindt een automatische uitwisseling van documenten tussen systemen plaats.

Je verstuurt bijvoorbeeld een factuur vanuit je boekhoudsysteem. Die factuur komt automatisch binnen bij je klant, waar het systeem de gegevens direct kan uitlezen, boeken en klaarzetten voor betaling. Er komt geen handmatig werk aan te pas. Zo bespaar je tijd, voorkom je fouten en wordt het proces veel efficiënter. Dit geldt trouwens niet alleen voor facturen: ook documenten zoals bestellingen of pakbonnen kunnen automatisch worden uitgewisseld.

E-facturatie is méér dan een pdf

E-facturatie wordt nog vaak verward met het versturen van een pdf per e-mail. Maar een pdf is vooral bedoeld om door mensen gelezen te worden. Het is een visueel document, soms mét datalaag, maar vaak zonder vaste structuur voor automatische verwerking. Ook is de datalaag vaak niet volledig of betrouwbaar genoeg voor automatische verwerking. Daardoor moeten pdf-facturen nog vaak handmatig worden overgetypt of gecontroleerd.

Een echte e-factuur is een databestand dat speciaal is opgebouwd voor automatische verwerking. De gegevens staan altijd op een vaste plek en hebben een herkenbare structuur, meestal in de vorm van een XML-bestand. In Nederland wordt hiervoor vaak de UBL-standaard gebruikt. Dit is een Europese standaard voor e-facturen waarmee systemen van verschillende bedrijven met elkaar kunnen communiceren.

E-facturatie zorgt er dus voor dat handmatige handelingen overbodig worden. Het verhoogt de kwaliteit en snelheid van factuurverwerking en voorkomt fouten.

E-invoicing en e-billing

Het elektronische facturatieproces wordt soms e-invoicing en soms e-billing genoemd. Het verschil tussen deze twee termen zit in het perspectief.

Vanuit het perspectief van het kopende bedrijf – de ontvanger van de factuur – is e-facturatie onderdeel van het purchase-to-pay-proces. We spreken dan van e-invoicing.

Vanuit het perspectief van het verkopende bedrijf – de verzender van de factuur – hoort het proces bij het order-to-cash-proces. Dan spreken we van e-billing. In beide gevallen gaat het om dezelfde soort digitale facturen, maar de naam verschilt afhankelijk van wie je het vraagt.

Waarom is e-facturatie belangrijk?

Voor steeds meer bedrijven – groot én klein – wordt e-facturatie de standaard. Overheden eisen het al langer, en ook binnen de Europese Unie worden regels aangescherpt. Met het Europese voorstel VAT in the Digital Age (ViDA) komt er in de komende jaren zelfs een verplichting om e-facturen te gebruiken bij zakelijke transacties tussen bedrijven.

E-facturatie maakt je processen niet alleen sneller, maar helpt ook om fouten en dubbele betalingen te voorkomen. Bovendien ben je beter voorbereid op toekomstige wetgeving. Door nu al stappen te zetten, voorkom je straks dat je achter de feiten aanloopt.

💡 Wil je weten via welk netwerk je e-facturen veilig kunt versturen en ontvangen? Lees dan ook: Wat is Peppol?
💡 Benieuwd wat de Europese ViDA-wetgeving precies betekent voor jouw organisatie? Bekijk: E-facturatie en de ViDA-wetgeving

Is e-facturatie verplicht?

Of e-facturatie verplicht is, hangt af van met wie je zaken doet. In Nederland geldt al sinds 2017 een verplichting voor leveranciers aan de overheid om e-facturen te versturen. Dat betekent dat je als leverancier geen papieren of pdf-facturen meer mag sturen naar de Rijksoverheid, gemeenten of andere aanbestedende diensten. Overheidsorganisaties accepteren alleen nog facturen die voldoen aan het e-facturatieformaat (zoals UBL of XML).

Ook in België is e-facturatie verplicht wanneer je factureert aan de overheid. Vanaf 1 januari 2026 geldt in België zelfs een bredere verplichting voor B2B-facturatie. Doe je zaken met bedrijven of overheden in landen zoals Italië of Polen? Dan ben je wettelijk verplicht om e-facturen te versturen en te kunnen ontvangen. Beide landen hebben e-facturatie als standaard ingevoerd voor zakelijke transacties.

Doe je vooral zaken met andere bedrijven (B2B) in Nederland? Dan is e-facturatie in Nederland op dit moment nog niet wettelijk verplicht. Toch kan het zijn dat een klant e-facturatie van je verlangt. Als dat in de inkoopvoorwaarden staat en je gaat akkoord, dan moet je e-facturen kunnen aanleveren.

Toekomstige verplichtingen binnen de EU: ViDA

De Europese Commissie werkt aan een groot wetgevingspakket: VAT in the Digital Age (ViDA). Dit wetsvoorstel maakt e-facturatie op termijn verplicht voor alle zakelijke transacties binnen de EU. Het doel is om btw-fraude tegen te gaan en realtime btw-rapportages mogelijk te maken.

De invoering staat voorlopig gepland voor 2028. Sommige landen zijn hier al ver mee. Zo is e-facturatie in Italië en Polen al verplicht. In Duitsland worden de eerste verplichtingen vanaf 2025 ingevoerd, beginnend met grotere organisaties. Frankrijk voert gefaseerd e-facturatieverplichtingen in vanaf 2026.

Deze veranderingen maken duidelijk dat e-facturatie in de komende jaren de standaard wordt binnen Europa.

💡 Wil je meer weten over de ViDA-wetgeving en wat dit betekent voor jouw organisatie? Lees: E-facturatie en de ViDA-wetgeving

Meld je aan voor een van onze e-facturatie webinars

Ontdek in 30 minuten hoe je veiliger factureert, de impact van ViDA en hoe je je voorbereid op de e-facturatie verplichtingen in Belgie. Praktische tips, live demo en ruimte voor vragen. 

Schrijf je nu in

Voordelen van e-facturatie

De overstap naar e-facturatie levert veel voordelen op, zowel voor verzenders als ontvangers van facturen. Naast tijdwinst en kostenbesparing zorgt het ook voor meer overzicht, minder fouten en betere samenwerking tussen afdelingen of organisaties.

Financiële voordelen

E-facturen zijn goedkoper om te verwerken dan papieren of pdf-facturen. Volgens onderzoek kunnen de kosten voor een papieren factuur oplopen tot wel €30 per stuk, terwijl een e-factuur vaak minder dan €5 kost. Dat verschil komt door de automatisering: er is minder handmatig werk nodig, en er zijn minder correcties achteraf.

Daarnaast worden e-facturen gemiddeld sneller betaald. Omdat ze direct in het systeem van je klant terechtkomen, kunnen ze sneller goedgekeurd en verwerkt worden. Dat verbetert je cashflow en verkleint de kans op te late betalingen.

Betere beveiliging en foutreductie

E-facturatie vermindert de kans op fouten. De gegevens worden automatisch gelezen en verwerkt. Denk aan btw-nummers, KvK-gegevens of IBAN’s die automatisch gecontroleerd worden. Zo voorkom je dubbele facturen, verkeerde bedragen of fraude.

E-facturen die worden verzonden via een e-facturatienetwerk zoals Peppol, Tungsten, Basware, Pagero of SAP Ariba, zijn beveiligd tegen fraude en datalekken. Elk bericht wordt gecontroleerd op geldige btw-nummers, KvK-gegevens en IBAN’s. Dat maakt het proces nóg betrouwbaarder.

💡 Meer weten over hoe Peppol je helpt bij veilige en foutloze verzending? Lees: Wat is Peppol?

Specifieke voordelen voor de ontvanger

• Geen handmatig overtypen of inscannen van facturen meer

• Automatische validatie en verrijking van factuurgegevens

• Minder kans op fouten, dubbele betalingen of discussies over facturen

• Altijd toegang tot actuele boekhoudinformatie

Specifieke voordelen voor de verzender

• Je facturen blijven niet hangen in mailboxen

• Snellere verwerking betekent ook snellere betaling

• Je komt professioneel en betrouwbaar over bij klanten die e-facturatie verwachten

Duurzaamheid

E-facturatie sluit aan bij duurzaam ondernemen. Minder papiergebruik betekent minder bomen, minder transport en een lagere CO2-uitstoot. In Europa worden jaarlijks 30 miljard papieren facturen verzonden. Door te digitaliseren besparen we miljoenen bomen en wordt de CO2-uitstoot flink verlaagd.

Is e-facturatie iets voor mijn organisatie?

In principe kan elke organisatie e-factureren. Of je nu een mkb-bedrijf runt, werkt in de zorg, bouw, logistiek of voor de overheid: e-facturatie past zich aan jouw situatie aan.

Je hoeft ook geen enorme factuurvolumes te hebben om er voordeel uit te halen. Juist kleinere organisaties besparen veel tijd door handmatige verwerking te beperken.

Denk bij het maken van een keuze over e-facturatie aan:

• Factureer je vaak naar overheden of het buitenland?

• Werk je met veel leveranciers of klanten die al digitaal werken?

• Gebruik je een boekhoud- of ERP-systeem dat e-facturatie ondersteunt?

Als je op één of meer van deze vragen ‘ja’ antwoordt, is e-facturatie zeker iets voor jouw organisatie. En zelfs als je klanten er nog niet klaar voor zijn, kun je met een portaal of hybride oplossing toch al profiteren van de voordelen.

Stap voor stap overstappen op e-facturatie

De overstap naar e-facturatie lijkt soms ingewikkeld, maar valt in de praktijk vaak mee. Met een goed e-facturatieplatform kun je binnen een dag al starten met het verzenden of ontvangen van e-facturen.

Wat heb je nodig?

Je hebt in de basis alleen een boekhoudpakket of ERP-systeem nodig dat facturen genereert. Het maakt niet uit of die facturen nog in pdf, Word of een ander formaat zijn. Het e-facturatieplatform zet ze automatisch om naar het juiste e-factuurformaat, zoals UBL of XML.

Daarnaast heb je toegang nodig tot een e-facturatienetwerk. Dat regel je via een gecertificeerd Access Point, bijvoorbeeld via Peppol. Veel e-facturatieplatforms zijn aangesloten op meerdere netwerken, zoals Peppol, Basware, Pagero of SAP Ariba.

Zo werkt het in de praktijk:

1. Je registreert je bij een e-facturatieplatform

2. Je koppelt je boekhoudsysteem

3. Het platform zet je facturen automatisch om

4. Je verzendt of ontvangt e-facturen via een beveiligd netwerk

5. Alles komt direct in je administratie terecht – zonder handmatig werk

Wil je alleen verzenden? Alleen ontvangen? Of allebei? Alles is mogelijk. Zo kun je stap voor stap automatiseren in je eigen tempo.