Waterschap Zuiderzeeland

Naast het beheer van gemalen, watergangen en waterzuiveringen zijn dijkonderhoud en dijkversterking vanwege de stijgende zeespiegel daarom belangrijke taken van het eveneens jonge waterschap – voortgekomen uit een in 2000 bezegelde fusie tussen Waterschap Noordoostpolder en Heemraadschap Fleverwaard, beide opgericht in 1986. “Een waterschap heeft een bestuur net als het college van burgemeester en wethouders van een gemeente”, vertelt Arjan Kraster, die leiding geeft aan veertien medewerkers van team Financiën van het waterschap. “Bij een waterschap is de burgemeester dan een dijkgraaf en heten de wethouders heemraden. Ons algemeen bestuur is dan weer te vergelijken met een gemeenteraad, met elke vier jaar verkiezingen, gelijktijdig met die van de Provinciale Staten.”

"Intussen wisten wij wat we wilden doen met FP&A en heeft 4CEE ons begeleid met het invullen en bouwen van de applicatie. Met hun financiële kennis is dat uitstekend gelukt."

Ondersteunen van beleidsvoorstellen

Voor team Financiën van het waterschap is het financieel adviseren van het bestuur en management het speerpunt van de werkzaamheden. Om daaraan een nog betere invulling te geven is het team medio 2023 begonnen met het verkennen van de mogelijkheden van FP&A. “Wij zijn begonnen met het opvijzelen van onze basiskennis over deze software en zijn gaan nadenken hoe we ermee willen werken”, zo licht Kraster toe. “Toen we daar ideeën over hadden, hebben we dat vervolgens uitgewerkt met UNIT4.”

Gaandeweg kwamen Kraster en zijn team erachter dat zij voor de verdere implementatie behoefte hadden aan consultants die naast kennis van de software ook ervaring hebben van financiële processen binnen organisaties. Na een korte zoektocht kwam Kraster uit bij 4CEE, een van de resellers van UNIT4 in Nederland. “Intussen wisten wij wat wij wilden doen met FP&A en heeft 4CEE ons begeleid met het invullen en bouwen van de applicatie. Met hun financiële kennis is dat uitstekend gelukt.” 

FP&A-applicatie is een bouwdoos

Kraster legt uit dat de FP&A-applicatie te vergelijken is met een bouwdoos en dat 4CEE de eerder door het waterschap ontwikkelde functionele schets, bestaande uit wensen en doelstellingen, technisch en inhoudelijk heeft ingericht. “Wij hebben het huis geschetst, waarna 4CEE eerst de architect was die zei: ‘Hier moet nog een draagbalk tussen en we moeten die en die stenen gebruiken’ en daarna het bouwbedrijf die het huis ook daadwerkelijk heeft neergezet”, zo verduidelijkt hij de vergelijking met de bouwdoos. “De FP&A-applicatie zoals die nu in gebruik is, ondersteunt ons team met de planning van alle investeringen die het waterschap de komende decennia wil doen.” 

Langetermijninvesteringen in kaart brengen

Kraster benadrukt dat dit pas het begin is van de berekeningen van langetermijninvesteringen, omdat het waterschap ook wil weten wat de verwachte kosten zijn van bijvoorbeeld de bouw van een zuiveringsinstallatie tot en met de renovatie- en onderhoudskosten tijdens de levensduur ervan. “Met de applicatie berekenen we de kapitaallasten van alle plannen door voor pakweg de komende dertig jaar”, zegt hij. “En dat gaat natuurlijk om enorme bedragen, die wij als waterschap goed moeten kunnen verantwoorden omdat wij werken met belastinggeld van de burgers.”

Hij licht toe dat de kosten van bijvoorbeeld een renovatie over 25 jaar van de nog te bouwen waterzuiveringsinstallatie in eerste instantie nog vrij onnauwkeurig is, maar dat de investeringsbedragen naarmate ‘het uur U’ nadert steeds accurater zijn, tot in detail. “In de praktijk komt het erop neer dat we onze investeringen die ver weg liggen eens in de paar jaar updaten en die binnen een tijdzone liggen van drie tot vijf jaar ongeveer twee keer per jaar. Daarna zetten we de puntjes op i en weten we exact waar we aan toe zijn.”

Samenwerkingstool om processen beter te managen

Die nauwgezetheid was volgens Kraster niet mogelijk voordat het waterschap aan de slag ging met de FP&A-applicatie. Hij vertelt dat voor die tijd al deze werkzaamheden nog verliepen met spreadsheets – een wereld van verschil, vindt hij. “Wij zijn een organisatie met vierhonderd mensen. Nu kunnen we afdelingen, ieder verantwoordelijk voor een deel van onze werkzaamheden, toegang geven tot de FP&A-applicatie, zodat zij gedurende een periode input kunnen geven op vooraf toegekende domeinen. Die bijdragen zorgen ervoor dat we bijvoorbeeld op de hoogte zijn van nieuwe technieken en andere actuele ontwikkelingen die wij vervolgens kunnen meenemen in onze rapportages.

De applicatie is dus ook een samenwerkingstool die ons de mogelijkheid geeft onze processen beter te managen. Bij een spreadsheet is dat niet mogelijk, want daarin werkten we soms met acht mensen tegelijkertijd waarbij iedereen alles mocht zien en wijzigen. Met FP&A hebben we dat door het geven van rechten en rollen veel overzichtelijker ingericht.”

Die rapportages zijn ook nog eens veel sneller op te stellen en eenvoudiger te definiëren, zo licht hij toe. “Door het toepassen van filtertechnieken kunnen we elke rapportage opvragen die we willen. Van een rapportage van alle investeringsverwachtingen voor de komende dertig jaar tot een rapportage over de komende drie jaar. Daarnaast kunnen we inzoomen, bijvoorbeeld: wat zijn de totale verwachte investeringen het komende jaar van een bepaalde afdeling tot heel specifiek de investeringen in gemaal X in de komende vijf jaar?”

"Daar komt de flexibiliteit van de applicatie weer om de hoek kijken, die zoals gezegd is ontwikkeld als een bouwdoos. We pakken er dan samen met 4CEE een nieuw element uit en die vullen we dan aan."

Meer flexibiliteit, minder foutgevoelig

Een ander voordeel die hij aanhaalt, is dat de FP&A-applicatie veel minder foutgevoelig is, omdat die volledig te sturen is en naar wens is in te richten. “Op wederom een minder foutgevoelige manier is het mogelijk verschillende scenario-analyses van een investering aan te maken, waarbij een aantal mutaties worden doorgevoerd, zegt Kraster. “Onze bevindingen presenteren we vervolgens aan het bestuur, zodat zij een goede beslissing kunnen nemen over de investeringen.” Hij voegt daaraan toe dat wanneer een bepaald aspect nog niet is door te rekenen in de FP&A-applicatie het betrekkelijk eenvoudig is dit gemis in de software toe te voegen. “Daar komt de flexibiliteit van de applicatie weer om de hoek kijken, die zoals gezegd is ontwikkeld als een bouwdoos. We pakken er dan samen met 4CEE een nieuw element uit en die vullen we dan aan.”

Loonkostenapplicatie als toekomstvoorspeller

Een tweede mogelijkheid van de ‘bouwdoos’ FP&A die waterschap Zuiderzeeland inmiddels in gebruik heeft genomen, is een applicatie voor loonkostensturing. Reden van de invoering van dit deel van applicatie is dat het management van het waterschapmeer grip en sturing wil hebben op de totale uitgaven aan personeel, zowel van interne medewerkers als ingehuurde externe specialisten – data waarvoor gangbare HR- en financiële systemen volgens Kraster niet zijn uitgerust.

Hij legt uit dat deze informatie over de loonkosten essentieel is voor overheidsinstellingen zoals het waterschap. “Als onderdeel van de overheid werken wij met vooraf vastgestelde budgetten voor loonkosten. Binnen onze afdelingen vinden voortdurend mutaties plaats, niet alleen instroom en uitstroom van medewerkers, maar ook wijzigingen van bestaande contracten. Met deze applicatie kunnen wij deze ontwikkelingen nu veel beter volgen en managen.” In de loonkostenapplicatie zijn ook alle contracten van interne medewerkers en externe specialisten vastgelegd, zoals de duur van het contract, het aantal uren per week en het salaris dan wel het uurtarief. Dit maakt het mogelijk met de applicatie prognoses te maken van de loonkosten van een lopend jaar en ook van komende jaren, zegt Kraster. “De loonkostenapplicatie werkt voor ons tweeledig: enerzijds hebben we inzicht over welke loonkosten we in de huidige maand hebben en anderzijds is het een toekomstvoorspeller.” 

Inzicht, overzicht en grip

Zowel de FP&A-applicaties voor de langetermijninvesteringen als de loonkostenapplicatie geven Kraster en zijn team inzicht en overzicht voor het sturen en grip krijgen op de kostencomponenten binnen de dynamische wereld van het waterschap. “Naarmate je meer automatiseert, ga je ook meer doen met de gegevens”, zo verduidelijkt hij de gevolgen van het toepassen van de twee applicaties. “Wij zijn namelijk veel efficiënter gaan werken, waardoor wij als team steeds meer of betere informatie kunnen leveren. Alles gaat per slot van rekening veel sneller.” 

"Een goede werking van de FP&A-applicaties is wat anders dan het ombouwen van een spreadsheet. Maar als je dat op de juiste manier doet, zijn de mogelijkheden grenzeloos."

Applicatie voor meerjarenbegrotingen

Om die reden wil team Financiën van het waterschap aan de slag met een derde toepassing van de FP&A-software: een applicatie voor meerjarenramingen waarin de toekomstige jaarlijkse exploitatie- en loonkosten zijn opgenomen. “Dit doen we nu via spreadsheets."

Ook met de meerjarenramingapplicatie wil Kraster weer verschillende scenario’s doorrekenen, deels om het bestuur van het waterschap nog beter en sneller te informeren over ontwikkelingen en de effecten daarvan op de begrotingen, deels om de impact op de waterschapsbelastingtarieven onder controle te houden. “Wij gebruiken deze applicaties dus voor het verbeteren van onze processen. Het vergt een goede voorbereiding en een intensieve samenwerking met de softwareontwikkelaar, in ons geval 4CEE. Wat ik in elk geval heb gemerkt is dat een goede werking van de FP&A-applicaties wat anders is dan het ombouwen van een spreadsheet. Maar als je dat op de juiste manier doet, zijn de mogelijkheden grenzeloos’, zo besluit Kraste.