Roularta Media Group
“Hun expertise van de haast oneindige mogelijkheden van Basware, gecombineerd met hun eigen oplossingen, is ijzersterk”
Uitgeefconcern Roularta Media Group werkt al lang samen met 4CEE voor het stroomlijnen van de factuurverwerkingsprocessen via Basware. "Door de uitgebreide technische kennis van Basware bij de consultants van 4CEE, aangevuld met specifieke tools van 4CEE zelf, is ons purchase to pay-proces op de meest efficiënte manier ingericht", zegt Bart Roobroeck, Applicatiebeheerder Financiële Dienst bij Roularta Media Group. "De volgende stap is de implementatie van e-facturatie. Ook daarvoor zijn we bij 4CEE aan het juiste adres."
Het in 1954 opgerichte Roularta is de derde grootste uitgeversgroep in België en sinds 2021 ook actief op de Nederlandse markt met tijdschriften als EW Magazine, Flow, Fiets en Beleggersbelangen. Maar de samenwerking tussen de Belgische uitgever en het Nederlandse 4CEE beslaat met vijftien jaar al een veel langere periode. Roobroeck was er vanaf het begin bij. “In 2005 kozen wij voor ons factuurverwerkingssysteem voor Basware, omdat wij hun software vooruitstrevend vonden en het sloot naadloos aan op onze werkwijze bij Accounts Payable”, herinnert hij zich. “Wij werkten destijds samen met een andere partij voor de implementatie en uitrol van de software in onze organisatie, maar merkten gaandeweg dat zij onvoldoende kennis hadden van de mogelijkheden. Vervolgens is 4CEE rond 2010 bij ons in beeld gekomen.”
Minder handmatige werkzaamheden, meer kostenbesparingen
Sinds de twee bedrijven samenwerken is het hele factuurverwerkingsproces van het uitgeefconcern, dat tevens een eigen grote drukkerij heeft, tot in de puntjes verzorgd. “Wij ontvangen jaarlijks tussen de 65.000 en 70.000 aankoopfacturen per jaar”, vertelt Roobroeck. “Al die facturen bevinden zich in Basware, waarbij we optimaal gebruikmaken van ordermatching. Het gevolg is dat we zowel op handmatige werkzaamheden als op kosten enorme besparingen hebben gerealiseerd.” De samenwerking verloopt soepel, zo vervolgt hij. Er is regelmatig contact waarbij Roobroeck en consorten sparren met de mensen van 4CEE over de interne uitdagingen die spelen binnen het uitgeefconcern. “Door de kennis van de technische consultants komen we dan samen tot nieuwe oplossingen om die uitdagingen het hoofd te bieden”, zegt hij. “Hun expertise van de haast oneindige mogelijkheden van Basware, gecombineerd met hun eigen oplossingen, is ijzersterk.”
"We zijn beter in staat onze aankoopfacturen tijdig te voldoen zodat we eventueel gebruik kunnen maken van kortingen. Vooral binnen onze drukkerij van belang, daarin gaan grote bedragen om."
Steeds meer opties van Basware toegepast
Door de samenwerking is Roularta in de loop van de jaren steeds meer opties van Basware gaan toepassen. Naast de introductie van Basware als aankoopmodule, inclusief ordermatching, zijn de samenwerkingspartijen nu bezig met het automatisch genereren van bestelbonnen voor de drukkerij van de uitgeversgroep. “Ons probleem was dat onze ERP-oplossing niet geschikt is voor ordermatching wat ook binnen onze drukkerij tot voordelen leidt. Nu gaan we de bestelbonnen automatisch versturen naar Basware, waar ordermatching wel is uit te voeren.” Door deze stap is alles op het gebied van aankoopfacturen gecentraliseerd in één centrale tool – Basware – waarin alles is terug te vinden. Dat brengt dan mogelijkheden voor een volgende toepassing: de inzet van Basware Insights voor data-analyse. “Met Basware Insights kunnen we bijvoorbeeld de doorlooptijden van facturen inzichtelijk maken”, vertelt Roobroeck. “Hierdoor zijn wij beter in staat onze aankoopfacturen tijdig te voldoen zodat we eventueel gebruik kunnen maken van kortingen. Dat is vooral binnen onze drukkerij van belang, want daarin gaan grote bedragen om. Denk aan bestellingen van papier en drukinkt.”
Basware, specialist in ordermatching
Probleem
ERP-systeem van drukkerij niet geschikt voor ordermatching.
Oplossing
Bestelbonnen van drukkerij automatisch versturen via Basware waardoor ordermatching wél mogelijk is.
Resultaat
Alle aankoopfacturen van Roularta Media Group zijn nu gecentraliseerd in één tool (Basware) wat data-analyse mogelijk maakt. Dit leidt tot inzicht in doorlooptijden van facturen, waardoor kortingen op bestellingen van papier en inkt binnen bereik komen vanwege de snellere betaling van facturen.
Declaratieverwerking via 4CEE Expense Service
Naast de voortdurende uitbreidingen van de mogelijkheden van Basware maakt Roularta ook gebruik van door 4CEE ontwikkelde tools. Voor de declaratieverwerking is dat de ‘4CEE Expense Service’. “Via deze tool kunnen onze medewerkers onkosten indienen zoals kilometervergoedingen, parkeerkosten en horecabestedingen”, licht Roobroeck toe. “De documenten komen dan rechtstreeks binnen in Basware waar ze een approval-flow doorlopen. Indien goedgekeurd volgt daarna de uitbetaling van de gemaakte kosten.” Robotisering van het automatisch boeken van goedgekeurde facturen is een andere tool uit de keuken van 4CEE. “Voor de Nederlandse tak van ons bedrijf verloopt op deze manier 90 procent van de aankoopfacturen”, zegt hij. “In België is dat met 25 tot 30 procent wel een stuk lager, maar dat is het gevolg van de ingewikkelde Belgische fiscale- en btw-wetgeving op dat vlak.” Volgens Roobroeck heeft de snellere verwerking van facturen door inzet van robotisering veel voordelen. “Ook hierdoor kunnen we facturen sneller betalen en gebruikmaken van kortingen. Verder is de kans op reminders minimaal en zijn medewerkers in te zetten op andere werkzaamheden zoals het optimaliseren van de OCR-herkenning van facturen.”
Overstap naar e-factureren
Dat laatste, OCR-herkenning van facturen, is binnenkort niet meer nodig. Want als gevolg van de invoering ViDA – VAT in a Digital Age’, in het Nederlands: btw in het digitale tijdperk – per 1 januari 2026 stapt Roularta over op e-factureren. Ook deze transformatie van papieren en pdf-facturen naar e-factureren voor zowel aankoopfacturen als verkoopfacturen doet het uitgeefconcern in samenwerking met 4CEE. “Voor de aankoopfacturen houdt dit in dat onze leveranciers hun facturen via Peppol uploaden op het Mercurius-platform – een initiatief van de Europese Unie (EU) – en 4CEE deze vervolgens voor ons downloadt en automatisch weer uploadt in ons Basware-factuurverwerkingsproces”, aldus Roobroeck.
Van pdf-facturen naar e-facturen
Probleem
Invoering ViDA in België per 1 januari 2026 waardoor e-factureren een verplichting is voor alle business-to-businesstransacties.
Oplossing
Voor Roularta Media Group downloadt 4CEE automatisch elektronische aankoopfacturen via het Mercurius-platform en uploadt ze vervolgens automatisch in het Basware-factuurverwerkingsproces.
Resultaat
Aankoopfacturen leveren meer data én data van betere kwaliteit op, waardoor processen nog efficiënter zijn in te richten.
OCR-herkenning niet meer nodig
Voor de aankoopfacturen zit de winst vooral in het vervallen van de manuren voor de OCR-herkenning en validatie, zo vervolgt hij. “Dit komt omdat e-facturen meer data en data van betere kwaliteit genereren, wat weer toepassingen oplevert voor Basware Insights. Dit biedt ons de mogelijkheid onze processen nog efficiënter in te richten.” Voor de verkoopfacturen is het voordeel van de overstap naar e-factureren vooral gelegen in de lagere verzendkosten, vertelt Roobroeck. “Zo’n 65 procent van onze klanten ontvangt onze facturen nu per e-mail en 35 procent per post, vooral in België. Wij kunnen dus straks na invoering van e-factureren flink besparen op die laatste kosten. Daarnaast boeken we vooruitgang in het behalen van onze ESG-doelen.”
"We hebben onderzocht of we zelf e-factureren zouden kunnen invoeren, maar kwamen er al snel achter dat dit niet haalbaar was."
Overname Tradeinterop door 4CEE doorslaggevend
De keuze voor 4CEE voor de invoering van e-facturatie lag in de lijn van de verwachtingen, maar de overname van e-facturatiespecialist Tradeinterop in 2024 – nu een integraal onderdeel van 4CEE – heeft uiteindelijk de doorslag gegeven. “Allereerst hebben we onderzocht of we zelf e-factureren zouden kunnen invoeren, maar we kwamen er al snel achter dat dit niet haalbaar was. Het voldoen aan wet- en regelgeving, de kans te worden aanvaard als een access point, was voor ons een brug te ver. De overname van Tradeinterop was van doorslaggevende betekenis, omdat zij een enorme expertise hebben op dit vlak. Zij zijn per slot van rekening al een hele tijd hiermee bezig en daar plukken wij nu de vruchten van. Dus ook op dit vlak is de samenwerking met 4CEE voor ons van grote meerwaarde”, zo besluit Roobroeck.
