Mach Technology: grip op deelleveringen en facturen dankzij slimme matching
Mach Technology ontwerpt en produceert zogeheten printed circuit board assemblies – een samenbouw van componenten op printplaten, kabels en behuizingen voor de aansturing van elektronische apparaten, machines en installaties. Voor het digitaliseren en automatiseren van hun volledige factuurverwerking in combinatie met de inkopen die zij doen, was de embedded elektronicaproducent – met locaties in Rotterdam, Amsterdam, Katwijk, Maastricht en Neede – op zoek naar een passende softwareoplossing.
“Doorslaggevend voor onze keuze voor 4CEE Invoice was dat met deze tool matching van deelleveringen mogelijk is, cruciaal voor de business waarin wij actief zijn”, vertelt group controller Mark Bisschop van Mach Technology.
Wie wel eens een elektronisch apparaat heeft geopend, kent ze ongetwijfeld: de printplaten met microchips, weerstanden en condensatoren die op een klein oppervlakte gedetailleerd met elkaar zijn verbonden. Ze fungeren als een centraal zenuwstelsel van consumentenelektronica smartphones, laptops en televisies, maar ook voor meer industriële toepassingen zoals radarinstallaties, klimaatsystemen en OV-incheckpoorten. Afhankelijk van de toepassing zijn deze printplaten enigszins overzichtelijk dan wel behoorlijk complex. “Wij produceren voor innovatieve Nederlandse maakbedrijven die wereldwijd leveren in sectoren als energie, veiligheid, agri-tech, zorg, logistiek en machinebouw. Dat zijn in de regel grootzakelijke partijen maar kunnen ook snelgroeiende scale-ups zijn”, aldus Bisschop.
Ad hoc-bestellingen voorkomen
De wat minder complexe printplaten bestaan uit twintig tot tachtig componenten; meer ingewikkelde hebben er volgens Bisschop al snel rond de vijfhonderd. “Onze machines bestukken de printplaten met het overgrote deel van de componenten met soms wel een snelheid van veertigduizend componenten per uur.” Die componenten worden vooral gefabriceerd in Zuidoost-Azië, waarna ze veelal via grote Europese of Amerikaanse distributeurs aan Mach Technology worden geleverd, zegt hij.
“Met al onze leveranciers stellen we vooraf contracten op en delen we forecasts om ad hoc-bestellingen te vermijden. Dat voorkomt namelijk de mogelijkheid dat we bepaalde componenten niet op voorraad hebben en we de orders van onze klanten niet kunnen uitvoeren.”
Forecasts delen met klanten en leveranciers
Ook met hun klanten stelt Mach echnology forecasts op, die weer worden gespiegeld met de forecasts van de leveranciers zodat de klanten vervolgens exact op de hoogte zijn wanneer een levering plaatsvindt. “Door deze manier van werken leveren wij altijd binnen de termijn die we met de klant zijn overeengekomen en houden we tegelijkertijd onze voorraden zo klein mogelijk. Dit zorgt ervoor dat we zo min mogelijk werkkapitaal in onze voorraden hebben zitten, wat weer goed is voor onze cashflow”, zo licht Bisschop toe.
We deden alles handmatig: van uitprinten facturen, ondertekenen door de directeur tot inboeken.
Handmatig administreren onnodig complex en tijdrovend
Hoewel het voorraadbeheer administratief wordt verwerkt in de ERP-systemen die de printplaatproducent gebruikt op de verschillende locaties ontbrak het nog aan een goed functionerend geautomatiseerd systeem voor inkomende facturen, vertelt Bisschop. “We deden alles nog handmatig, van het uitprinten van de facturen, het ondertekenen door de directeur tot en met het inboeken. En dan bewaarden we alle documenten in ordners, waardoor we facturen nog wel eens kwijtraakten. Dat is natuurlijk onnodig complex en tijdrovend.”
Matching van deelleveringen
Nadat de keuze was gemaakt dit onderdeel van de administratie ook te automatiseren viel al snel het oog op 4CEE Invoice. In tegenstelling tot andere aanbieders, die alleen order-factuurmatching op totaalaantallen en totaalbedragen mogelijk maakt, biedt 4CEE Invoice de optie voor matching op deelleveringen, zo legt hij uit. “Omdat wij zo veel verschillende componenten nodig hebben bij de productie van de printplaten bestaat een order bij een leverancier al snel uit twintig tot dertig regels, met voor elke regel een apart onderdeel. Maar wij krijgen die componenten niet allemaal op hetzelfde moment geleverd. Het is zelfs mogelijk dat we één bestelregel in meerdere delen binnenkrijgen. Het is dus enorm belangrijk dit goed te administreren.”
Matching op aantallen en prijzen
In de dagelijkse praktijk gaat dat op deze manier: 4CEE Invoice haalt de ontvangsten op die in het magazijn van een vestiging zijn ingeboekt – de vestigingen Rotterdam, Amsterdam en Katwijk werken met 4CEE Invoice, de onlangs overgenomen vestigingen in Maastricht en Neede met een andere tool – en en de hoeveelheden die zijn ingekocht van de inkooporder en vergelijkt dit met de hoeveelheden die staan weergegeven op de inkoopfactuur. Op basis van die drie gegevens ontstaat de match op aantallen. “Vervolgens vergelijkt 4CEE Invoice de prijs op de factuur met die op de inkooporder. Als die prijzen ook overeenkomen is de betaling van de factuur ook goedgekeurd”, vertelt Bisschop.
Snel, capabel en meedenkend
Op deze wijze verwerkt Mach Technology bij de genoemde drie vestigingen ongeveer vijftienduizend facturen per jaar, waarvan 80 tot 90 procent gericht is op de componenten van de printplaten die in delen worden geleverd. Vraag is natuurlijk hoe tevreden Bisschop en zijn team zijn met het automatiseren van deze processen via 4CEE Invoice.
“Aanvankelijk hadden we wat opstartproblemen vanwege enkele functiewisselingen bij zowel 4CEE als bij ons”, zegt hij. “Dat nam extra tijd in beslag. Daarna gaf de implementatie in Katwijk extra ontwikkeltijd omdat die vestiging werkt met een ander ERP-systeem dan ISAH waarmee we werken in Rotterdam en Amsterdam. Daardoor heeft 4CEE enige programmeeraanpassingen moeten doen. Dat was wel vlot opgelost omdat de technische medewerkers van 4CEE snel, capabel en meedenkend zijn. Hierdoor werkt nu alles perfect en hebben we het systeem intussen in de vingers. Bovendien, doordat ik zelf vanaf het begin betrokken ben geweest bij het gehele proces weet ik direct wat er aan de hand is als er eens iets misloopt en kunnen we het zelfstandig eenvoudig oplossen.”
Archiveren van pakbonnen bij de juiste factuur
De tijdwinst die het werken met 4CEE Invoice heeft opgeleverd, heeft zich vertaald naar minder handmatig werk. De twee halve arbeidskrachten die daar voorheen mee bezig waren, zijn dan ook niet vervangen. Ook op een ander vlak heeft Mach Technology samen met 4CEE een efficiencyslag gemaakt bij deze drie vestigingen: een pakbonmodule die additioneel aan 4CEE Invoice is toegevoegd.
“Deze module heeft niets te maken met de financiële transacties die 4CEE Invoice automatiseert, maar alles met het archiveren van de pakbonnen bij de juiste factuur”, zo licht Bisschop toe. “In het verleden waren we soms wel uren bezig met het zoeken naar de juiste pakbon als bijvoorbeeld een accountant erom om vroeg bij de jaarlijkse controle of als we een geschil hadden met een leverancier over een bepaalde levering.”
Pakbonnen onder factuur levert tijdwinst op
Dat werkt als volgt: zodra een levering binnenkomt in het magazijn administreert een medewerker die niet alleen in het ERP-systeem – en haalt 4CEE die informatie daar op, zoals hierboven omschreven – maar scant de medewerker tegelijkertijd de pakbon die met een druk op de knop direct wordt verstuurd naar een bepaald e-mailadres. Van daaruit haalt de additionele software de pakbon op, leest het inkoopnummer en schrijft deze weg in 4CEE Invoice onder de factuur met hetzelfde inkoopnummer.
“Door onze pakbonnen met alle verschillende leveringen gezamenlijk onder de juiste factuur te plaatsten kunnen we nu in een handomdraai de pakbonnen vinden die we nodig hebben bij een accountantscontrole of tijdens een mogelijk dispuut met een klant over een levering of een factuur. Ook dat levert een enorme tijdwinst op”, zo besluit Bisschop.