Stadsschouwburg De Harmonie

Waar artiesten na een voorstelling het applaus in ontvangst nemen, werken op de achtergrond, vaak uit het zicht van het publiek, de stille krachten van de schouwburg. Aan de ene kant zijn het vrijwilligers die de garderobe bestieren of de bezoekers naar hun plek begeleiden, aan de andere kant zijn het de medewerkers die onder meer het jaarprogramma artistiek samenstellen en de financiële stromen in goede banen leiden.

Aan die laatste groep mensen geeft Eelco Tanghe sinds ruim drie jaar leiding. “Voor mij was de theaterwereld een nieuwe sector om vanuit mijn financiële achtergrond in te werken. Het is heel dynamisch en er is altijd wel wat te beleven. Dat maakt het werk heel leuk en interessant, al is het in de culturele sector wel constant financieel uitdagend. Daarin zit tegelijkertijd een hele mooie uitdaging”, zegt hij.

Upgrade factuurverwerkingssoftware

Omdat Stadsschouwburg De Harmonie – met een capaciteit voor tweeduizend bezoekers behorend tot een van de vijf grootste theaters van Nederland – midden in een vernieuwingsfase zit, dacht Tanghe dat een goed idee zou zijn om dan ook tegelijkertijd de factuurverwerkingssoftware een upgrade te geven. “Het on-premise systeem dat we gebruikten, dus draaiend op onze lokale server, was aan wildgroei onderhevig”, vertelt hij.

“Het werd telkens uitgebreid met nieuwe handigheidjes waarvoor we dan onze softwareleverancier 4CEE nodig hadden om het uit te voeren. Ook hebben we in de loop van de tijd nieuwe medewerkers toegang gegeven, waardoor op een gegeven moment niet meer helemaal duidelijk was hoe de processen en de verantwoordelijkheden samenhingen.”

”We kunnen nu vanaf elke laptop, vanaf elke locatie inloggen”

Goede voorbereiding migratietraject cruciaal

Tanghe was dan ook direct geïnteresseerd toen 4CEE ruim een jaar geleden voorstelde om de on-premise factuurverwerkingssoftware om te zetten naar de cloud (SaaS). “In die periode waren wij onze financiële administratie al aan het moderniseren, onder meer met een nieuw boekhoudprogramma van Exact Online. Toen dacht ik: als we nu toch bezig zijn, is dit het juiste moment om ook de factuurverwerking helemaal op te frissen en te koppelen aan ons nieuwe boekhoudprogramma. Daarbij is het natuurlijk handig als we voortaan vanaf elke laptop, vanaf elke locatie kunnen inloggen.”

Aldus geschiedde. Het migratietraject begon met het vooraf bedenken over hoe de orders en inkomende facturen op de meeste ideale manier door zowel de organisatie als de financiële administratie zouden moeten stromen. “Voor de voorbereidingsfase hebben we best veel tijd genomen, want als je eenmaal los bent en het is aan de voorkant niet goed geregeld, dan schiet het alle kanten uit op het moment dat het nieuwe systeem operationeel is.” 

4CEE Invoice is een nieuw platform

Een van de onderdelen tijdens de voorbereiding was het in kaart brengen van het procuratieschema. “Tijdens dat proces beantwoordden we vragen als: wie zou welke factuur op welk niveau moeten zien? Hoe hebben we dat begrotingstechnisch ingericht? Wie is budgethouder van welke uitgaven, maar ook: wie checkt of we bepaalde orders ook daadwerkelijk fysiek hebben ontvangen?”

Hoewel de werkwijze op de financiële administratie van De Harmonie nagenoeg onveranderd bleef tijdens het migratietraject, merkte Tanghe en zijn team wel dat na de ingebruikname van de cloud-based 4CEE Invoice factuurverwerkingssoftware bepaalde vertrouwde processen niet meer mogelijk waren. “Vooraf dachten we dat 4CEE Invoice een soort Easy Invoice extra zou zijn, maar het is een geheel nieuw gebouwd platform. Wij misten daardoor de historie van vorige jaren, wat wij toch wel handig vinden om in terug te blikken in bepaalde situaties. We hebben dat vervolgens aangekaart bij 4CEE. Zij verzamelen van alle gebruikers hun ervaringen en hebben het vervolgens aangepast in de software zodat we onze historische gegevens weer kunnen gebruiken.”

“Als we nu iets willen wijzigen, doen we het zelf, wel zo gemakkelijk”

Gebruiksvriendelijk en onafhankelijk

Die flexibiliteit om 4CEE Invoice aan te passen aan de wens van de gebruikers van de software paste bij de ervaring die Tanghe had tijdens het gehele migratietraject. “De nieuwe software oogt wat rigide, maar doordat we onze gewenste aanpassingen in overleg met 4CEE snel konden aanpassen, hebben we nu het systeem zoals we het willen hebben.

“Hij voegt daaraan toe het woord ‘rigide’ niet als iets negatiefs moet worden gezien. “Wij hebben dat juist als prettig ervaren, omdat onze collega’s nergens over hoefden na te denken en precies de modules in de software konden volgen. Simpelweg een gestroomlijnd proces dus. En als we dan toch veranderingen wilden, is dat regelmatig snel en adequaat opgelost. We werken er nu ongeveer een jaar mee en als we nu iets willen wijzigen kunnen we het zelf doen, wel zo gemakkelijk. Dat werkt in de praktijk zeer gebruiksvriendelijk, omdat het wijzigingenbeheer heel overzichtelijk is. Een ander voordeel is dat we op zulke momenten vanwege de cloud-oplossing niet afhankelijk zijn van een externe partij wat de snelheid om het systeem naar onze eigen hand te zetten ten goede komt.”

Contractbeheer en declaratieverwerking

Komende zomer, tijdens de rustige periode tussen twee theaterseizoenen, vindt dan de verbouwing plaats van de schouwburg, Dat is voor Tanghe een periode dat hij de andere mogelijkheden van 4CEE Invoice wil implementeren: contractbeheer en declaratieverwerking.

“Dat zijn modules die ik ook vervolgens weer wil koppelen aan het factuurverwerkingssysteem, het boekhoudprogramma en twee andere systemen: ons kaartverkoopsysteem en ons roosterprogramma. Mijn doel is om daar het ultieme brouwsel van te maken zodat we daarna nog de stap kunnen maken naar het genereren van meer gestandaardiseerde managementinformatie. Als dat allemaal is gedaan, zitten alle verbouwingen erop en zijn wij weer helemaal up-to-date voor het nieuwe theaterseizoen.”